Datenschutzerklärung

Kurzfassung

Squova ist eine App für Sport-Teams und Vereine. Hier steht in wenigen Sätzen, was mit deinen Daten passiert; die Einzelheiten folgen in den nummerierten Abschnitten.

• Für dein Konto sind wir verantwortlich. Für das, was in einem Team passiert, ist das Team verantwortlich, und wir verarbeiten es in seinem Auftrag (Abschnitt 2).
• Wir zeigen keine Werbung, verkaufen keine Daten und binden keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein.
• Deine Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union. In die USA gehen Daten bei Push-Nachrichten und App-Updates und, über unseren Server, bei der Ortssuche und bei GIFs; E-Mails an unsere Kontaktadresse können dort verarbeitet werden (Abschnitte 23 und 26).
• Außerhalb deines Teams erscheinst du ohne dein Zutun mit deinen Initialen, auf öffentlichen Spielplänen mit der Kurzform deines Namens. Mehr zeigst du, wenn du es selbst einstellst; ein Amt im Vereinsvorstand steht mit vollem Namen da, und der Vorstand deines Vereins sieht deinen vollen Namen (Abschnitte 5, 15 und 17).
• Wir löschen Daten nach festen Fristen oder sobald ihr Zweck entfällt (Abschnitt 24). Löschst du dein Konto, entfernen wir deine persönlichen Angaben; was du in Teams geschrieben hast, bleibt unter „Ehemaliges Mitglied“ stehen.
• Deine Daten exportierst du in der App, und dort löschst du auch dein Konto. Fragen und Widersprüche schickst du an info@squova.de (Abschnitte 25 und 26).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitungen, die Squova selbst bestimmt, ist:

MetelkoLab

Inhaber: Niklas Metelko

c/o flexdienst – #21955

Kurt-Schumacher-Straße 74

67663 Kaiserslautern

Deutschland

E-Mail: info@squova.de

2. Wer wofür verantwortlich ist

Squova hat zwei Rollen, je nachdem, um welche Daten es geht.

Für dein Konto und für das, was wir selbst festlegen, sind wir Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Anmeldung und Alters-Prüfung, die Regeln, wer außerhalb deines Teams deinen Namen und in deinem Team dein Geburtsdatum sieht, Benachrichtigungen, Support, Sicherheit und Betrieb. Das beschreiben die Abschnitte 3 bis 13.

Für die Daten in einem Team, also das Profil im Team, Termine, Zusagen, Chat, Dateien, Finanzen und Sport, ist verantwortlich, wer das Team trägt: der Verein oder die Organisation, für die es angelegt wurde, die Person, die es für sich angelegt hat, oder der Verein, der später sein Träger geworden ist (Abschnitt 15). Wir verarbeiten diese Daten in deren Auftrag und nach deren Weisung (Art. 28 DSGVO); wer ein Team oder einen Verein anlegt, schließt dafür mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das beschreiben die Abschnitte 14 bis 22.

Möchtest du Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten in einem Team, ist dieses Team dein erster Ansprechpartner. Wir unterstützen es dabei.

3. Dein Konto

• Konto-Daten: E-Mail-Adresse als Anmeldename, Vor- und Nachname, dein Passwort als Prüfsumme (argon2id) und dein Geburtsdatum (Abschnitt 4). Dazu eine zufällig vergebene Kennung in der Art „#K4R2N7“; sie steht in deinem Profil, und du kannst sie weitergeben.
• Passwort leicht zu erraten: Fällt dein Passwort unter unsere Regel für neue Passwörter, etwa weil es auf einer Liste häufiger Passwörter steht, speichern wir nur, seit wann das so ist, und zeigen dir einen Hinweis zum Ändern. Welche Regel es verfehlt, speichern wir nicht. Die Angabe fällt, sobald du ein neues Passwort setzt.
• Zweiter Faktor: Schaltest du ihn ein, speichern wir das Geheimnis für deine Authenticator-App verschlüsselt, den Zeitpunkt des Einschaltens, den zuletzt angenommenen Code-Schritt und zehn Wiederherstellungs-Codes, diese nur als Prüfsumme. Für Zugänge zu unserem Verwaltungs-Werkzeug ist er Pflicht (Abschnitt 11). Schaltest du ihn aus, löschen wir Geheimnis und Codes.
• Freiwillige Angaben: Zweitname, Spitzname, Telefonnummer, Adresse, Notfallkontakt mit Name und Telefon, Profilbild, Geschlecht, Körpergröße und Händigkeit. Sie gelten für alle deine Teams. Den Zweitnamen sieht in deinen Teams nur, wer dein Profil öffnet oder die Mitgliederliste exportiert.
• Einstellungen: etwa Lesebestätigungen, ob dein Geburtstag im Team sichtbar ist, deine Benachrichtigungen und wie viel von deinem Namen außerhalb deines Teams erscheint (Abschnitt 5).
• Nachweise: welche Fassung der Nutzungsbedingungen du wann angenommen hast, welche Fassung dieser Erklärung du zuletzt gesehen hast, bei Sechzehn- und Siebzehnjährigen der Zeitpunkt der Bestätigung der Erziehungsberechtigten, und wer ein Team oder einen Verein angelegt und dafür den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen hat.
• Mitteilungen zu Vertragsänderungen: Kündigen wir eine neue Fassung der Nutzungsbedingungen oder des Vertrags zur Auftragsverarbeitung an, speichern wir je Empfänger die Adresse, an die die Mitteilung ging, den Zustellstand und den Zeitpunkt.

Anmeldung: Meldest du dich an, legen wir eine Sitzung an. Sie besteht aus einem geheimen Schlüssel, von dem wir nur eine Prüfsumme speichern, der Kennung deiner App oder deines Browsers (User-Agent), dem Zeitpunkt der Anmeldung und dem der letzten Nutzung. Die App bewahrt den Schlüssel auf deinem Gerät auf (Abschnitt 13); zusätzlich setzt unser Server bei der Anmeldung das Cookie „vm_session“, das nur der Anmeldung dient. Eine Sitzung endet 30 Tage nach ihrer letzten Nutzung, spätestens 90 Tage nach der Anmeldung, danach löschen wir sie. Beim Abmelden beenden wir die Sitzung auch auf dem Server, und die App entfernt den Schlüssel von deinem Gerät.

Codes: Ein Code zum Bestätigen deiner E-Mail-Adresse gilt 24 Stunden, ein Code zum Zurücksetzen des Passworts 15 Minuten. Wir speichern Codes als Prüfsumme und löschen abgelaufene innerhalb einer Stunde.

Schutz vor Missbrauch: Um automatisierte Anmelde-, Registrierungs- und Meldeversuche, das Durchprobieren von Codes aus der Mail, Beitritts- und Vereins-Codes, Codes des zweiten Faktors und von Bestätigungen mit dem Passwort und Zugriffe über Links ohne Anmeldung zu bremsen, zählen wir Anfragen je IP-Adresse, je E-Mail-Adresse, je Konto und je Link. Diese Zähler liegen im Arbeitsspeicher des Servers, nicht in einer Datenbank oder Protokolldatei. Nach spätestens einer Stunde ohne weitere Anfrage löscht sie das Aufräumen, das jede Minute läuft; ein Neustart des Servers leert sie ganz.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung deines Kontos nach den Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die freiwilligen Angaben machst du mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du widerrufst, indem du die Angabe löschst. Für den Schutz vor Missbrauch, den Hinweis auf ein leicht zu erratendes Passwort und die Nachweise stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und daran, Vertragsschluss und Vertragsänderungen belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Alter und Geburtsdatum

Ein eigenes Squova-Konto kannst du ab sechzehn Jahren anlegen. Beim Registrieren fragen wir dein Geburtsdatum ab und speichern es, denn davon hängt ab, ob du ein Konto anlegen darfst (Art. 8 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Ändern kannst du das Datum danach nicht mehr selbst; ist es falsch, schreib uns.

Bist du sechzehn oder siebzehn, bestätigst du beim Registrieren zusätzlich, dass deine Erziehungsberechtigten einverstanden sind. Wir speichern, wann du das bestätigt hast. Nachprüfen können wir es nicht, wir verlassen uns auf deine Angabe.

Bist du jünger als sechzehn, gibt es für dich derzeit keinen Zugang. Gibst du ein Geburtsdatum darunter an, bekommst du eine Absage, und wir speichern von diesem Versuch nichts. Ein Team kann dich aber ohne Konto in seinen Kader eintragen (Abschnitt 14).

Dein Geburtsdatum sehen du selbst und in deinen Teams die Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“, voreingestellt Inhaber:in, Admins und Trainer:innen: in deinem Profil im Team, im Export der Mitgliederliste und ohne Jahr als Erinnerung auf der Startseite. Ob die anderen im Team deinen Geburtstag sehen, entscheidest du in den Einstellungen unter „Datenschutz“; voreingestellt ist das aus.

Dass diese Personen dein Geburtsdatum in deinem Profil und im Export sehen, stützen wir auf das berechtigte Interesse deines Teams, Altersklassen, Spielberechtigungen und Meldungen an einen Verband zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was dein Team danach mit dem Datum tut, etwa einen Export weitergeben, verantwortet dein Team. Die Erinnerung auf der Startseite stützen wir auf das berechtigte Interesse deines Teams, seine Mitglieder zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerspruchsrecht: Der Erinnerung widersprichst du, indem du in den Einstellungen unter „Datenschutz“ „Trainerteam an Geburtstag erinnern“ ausschaltest; dann erscheinst du dort nicht mehr. Dem Zugriff in Profil und Export kannst du nach Art. 21 DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Schreib uns dazu (Abschnitt 26). Wir prüfen deinen Widerspruch und antworten dir innerhalb eines Monats. Sehen dürfen diese Personen dein Geburtsdatum danach nur noch, wenn zwingende Gründe deines Teams überwiegen, etwa eine Spielberechtigung, die sich ohne dein Alter nicht klären lässt.

5. Wie du außerhalb deines Teams erscheinst

In deinem Team sehen die anderen Mitglieder deinen Namen so, wie du ihn im Konto eingetragen hast, oder deinen Spitznamen, wenn du „Im Team mit Spitznamen erscheinen“ einschaltest. Außerhalb deines Teams, also in deinem Verein, in verbundenen Teams und auf öffentlichen Seiten, erscheint eine gekürzte Form deines eigenen Namens. Voreingestellt sind das deine Initialen, auf öffentlichen Wettbewerbs-Seiten die Kurzform („Anna A.“).

Ohne dein Zutun steht außerhalb deines Teams nicht dein voller Name, mit zwei Ausnahmen: Ämter im Vorstand eines Vereins und die Mitgliederliste, die der Vorstand deines Vereins sieht (Abschnitt 15). In verbundenen Teams erscheinst du mit deinen Initialen und dem Team dahinter.

Du kannst mehr zeigen, wenn du möchtest. Im Konto wählst du beim Bearbeiten deines Profils unter „Außerhalb deiner Teams“, wie viel von deinem Namen dort steht: der volle Name, die Kurzform („Anna A.“) oder die Initialen. Die Wahl gilt für deinen Verein und für verbundene Teams. Auf öffentlichen Seiten steht höchstens die Kurzform; wählst du die Initialen, gelten sie auch dort. Für deinen Verein und für verbundene Teams ist diese Wahl eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; du kannst sie jederzeit ändern oder zurücknehmen, und sie wirkt sofort. Solange du dort nichts wählst, bleibt es in deinem Verein und in verbundenen Teams bei den Initialen. Für öffentliche Seiten gilt eine eigene Rechtsgrundlage, siehe Abschnitt 17.

Zwei Grenzen gelten unabhängig von deiner Wahl. Auf öffentlichen Seiten zeigen wir höchstens die Kurzform, auch wenn du volljährig bist, weil diese Seiten ohne Konto erreichbar sind. Und unter 18 Jahren ist die Kurzform überall außerhalb deines Teams die Obergrenze; dasselbe gilt, solange in deinem Konto kein Geburtsdatum steht.

Was du auch wählst, es ist eine Kürzung deines eigenen Namens und kein frei gewählter Name.

Dein Profilbild sehen außerhalb deines Teams nur dann andere, wenn du dort „Profilbild zeigen“ einschaltest, und dann dein Verein und verbundene Teams (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Unter 18 Jahren und solange in deinem Konto kein Geburtsdatum steht, bleibt es in deinen Teams; auf öffentlichen Spielplänen erscheint es nicht. Gespeichert werden je Kreis deine Wahl und der Schalter. Ein eigenes Bild nur für außerhalb gibt es nicht mehr; bis dahin hinterlegte Bilder haben wir gelöscht.

6. Eigene Sticker

Einen Sticker legst du aus einem Foto oder einem Video an. Solange du ihn bearbeitest, liegt das Foto bis zu 15 Minuten auf unserem Server; spätestens beim Speichern löschen wir es. Ein Video wandeln wir in einem Arbeitsgang um und löschen es danach. Gespeichert bleibt der fertige Sticker mit dem Namen des Pakets, in dem er liegt, bis du ihn löschst.

Private Sticker gehören dir und keinem Team. Die Verwaltung eines Teams kommt nicht an sie heran, und sie bleiben dir, wenn du ein Team verlässt. Verschickst du einen im Chat, sehen ihn alle in diesem Gespräch. Löschst du ihn oder dein Konto, verschwindet das Bild auch aus den Nachrichten, in denen du ihn verschickt hast; dort steht dann „Sticker nicht mehr verfügbar“.

Gibst du einen Sticker ins Team, legen wir eine Kopie an, die dem Team gehört und bleibt, wenn du deinen löschst.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Benachrichtigungen und E-Mails

Meldungen in der App: Was in deinen Teams passiert, erscheint als Meldung in der Glocke, mit Anlass, Absender und einem kurzen Auszug. Diese Meldungen speichern wir bei deinem Konto. Wir löschen sie 90 Tage nach ihrem Entstehen, früher, wenn du das Team verlässt, aus dem sie stammen, oder dein Konto löschst. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Push-Nachrichten: Erlaubst du Mitteilungen, speichern wir eine Push-Kennung deines Geräts. In der App holt dein Gerät diese Kennung selbst bei Expo ab (Abschnitt 13). Im Browser meldet es ein Abonnement beim Push-Dienst deines Browser-Herstellers an, und wir speichern dessen Adresse und Schlüssel.

Eine Push-Nachricht enthält den Anlass, den Namen des Absenders und je nach Art einen Auszug: bei Chat-Nachrichten die ersten 80 Zeichen, bei Kommentaren und Feedback bis zu 200 Zeichen, bei neuen Terminen, Ankündigungen und Umfragen deren Titel. Aus der App geht sie an Expo und von dort an Apple (iOS) oder Google (Android). Im Browser verschlüsseln wir den Inhalt für dein Gerät, bevor er an den Push-Dienst geht.

Offene Ansicht: Solange die App im Vordergrund ist, meldet sie über ihre Verbindung zu unserem Server, welchen Chat, welchen Eintrag oder welche Liste sie gerade zeigt. Entsteht dazu eine neue Meldung, schicken wir keine Push und zählen sie nicht als ungelesen. Diese Angabe halten wir nur im Arbeitsspeicher, zeigen sie niemandem und verwerfen sie, sobald du die Ansicht verlässt, die App in den Hintergrund geht oder 45 Sekunden lang kein Lebenszeichen kommt. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Stammt eine Meldung aus einem verbundenen Team, steht der Absender in der sparsamsten Form, die er für einen seiner drei Kreise gewählt hat (Abschnitt 5), also höchstens in der Kurzform, und ohne den Text von Chat-Nachrichten und Kommentaren (Abschnitt 16).

Rechtsgrundlage für Push-Nachrichten ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du steuerst sie in den Einstellungen deines Geräts und im Konto unter „Einstellungen“, dort für alle Geräte und je Kategorie. Fest an bleiben zwei Kategorien: „Squova hat gehandelt“, mit der wir dir Eingriffe des Betriebs mitteilen (Abschnitt 11), und „Löschung eines Teams“, mit der du erfährst, dass die Inhaber:in ein Team löscht, in dem du bist (Abschnitt 14).

E-Mails: Wir verschicken E-Mails über Brevo (Sendinblue GmbH). Anlässe sind Codes zum Bestätigen der Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts, Einladungen in ein Team (Abschnitt 19), Mitteilungen zu Änderungen der Nutzungsbedingungen und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, Prüfnachrichten des Betriebs und die Mitteilungen zu Meldungen nach dem Digital Services Act (Abschnitt 9). Dazu kommen Eingriffe des Betriebs mit ihrem Grund (Abschnitt 11): an dich die Sperre oder Löschung deines Kontos und, wenn wir deine E-Mail-Adresse ändern, ein Hinweis an die bisherige Adresse; an die Inhaber:innen eines Teams, ohne Inhaber:in an den Vorstand seines Vereins, Maßnahmen an diesem Team; an den Vorstand eines Vereins Änderungen am Verein; und an eine Inhaber:in die Freigabe des Exports eines Teams im Papierkorb. In einer E-Mail stehen deine Adresse, meist dein Vorname und der Inhalt der Mitteilung.

Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, halten wir Empfänger und Betreff im Server-Fehlerprotokoll fest (Abschnitt 10). Die letzten Versandversuche mit Empfänger und Betreff hält der Server außerdem bis zum nächsten Neustart im Arbeitsspeicher.

Rechtsgrundlage für E-Mails ist die Bereitstellung deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Mitteilungen, zu denen wir verpflichtet sind, diese Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. Support-Anfragen

Schreibst du uns aus der App, speichern wir Kategorie, Betreff und Nachrichten deiner Anfrage, angehängte Bilder, deine E-Mail-Adresse, die App-Version, dein Betriebssystem und die Ansicht, die du zuletzt geöffnet hattest. Um einen Fehler zu finden, sehen wir zu deiner Anfrage die letzten Server-Fehler deines Kontos und Absturzberichte aus der Zeit kurz vor und nach der Anfrage (Abschnitt 10).

Meldest du in deinem Team einen Beitrag und bittest dabei ausdrücklich darum, Squova einzuschalten, wird daraus eine Support-Anfrage mit einem Auszug des gemeldeten Beitrags (Abschnitt 14). Bist du Inhaber:in eines Teams, das wir in den Papierkorb gelegt haben, bittest du in einer Anfrage um den Export seiner Daten (Abschnitt 11).

Deine Anhänge kannst du selbst löschen. Eine abgeschlossene Anfrage löschen wir samt Nachrichten und Anhängen zwei Jahre nach ihrer letzten Aktivität. Haben wir geantwortet und kommt 90 Tage lang keine Nachricht mehr, schließen wir die Anfrage; dasselbe gilt für jede offene Anfrage eines gelöschten Kontos. Die zwei Jahre zählen dann ab der letzten Nachricht. Eine Anfrage, auf die wir noch nicht geantwortet haben, bleibt offen.

Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die technischen Angaben unser berechtigtes Interesse, Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Meldungen, Sperren und Blockieren

Meldungen ohne Konto: Über squova.de/inhalt-melden kann jede Person Inhalte melden, die sie für rechtswidrig hält (Art. 16 Digital Services Act). Wir speichern Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person, die Fundstelle, den Grund, die Begründung, ihre Erklärung, die Angaben nach bestem Wissen zu machen, und den Stand der Bearbeitung. Sie bekommt eine Eingangsbestätigung und später unsere Entscheidung per E-Mail. Die Mitteilung an die Person, deren Inhalt betroffen ist, nennt die meldende Person nicht. Eine Kopie der Meldung geht an das Postfach unserer Kontaktadresse bei Microsoft 365 (Abschnitt 23). Wir löschen die Meldung nach drei Jahren. Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht aus dem Digital Services Act (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sperren: Wir können einzelne Inhalte in einem Team sperren. Dazu speichern wir, welcher Inhalt es ist, den Grund, wer von uns gesperrt hat und wann. Wer den Inhalt eingestellt hat, bekommt eine Begründung per E-Mail. Die Inhaber:innen des Teams, ohne Inhaber:in der Vorstand seines Vereins, bekommen eine E-Mail mit der Art des Inhalts und dem Grund, beim Aufheben der Sperre ebenso; wer den Inhalt gemeldet hat, nennen wir dabei nicht. Heben wir die Sperre auf, löschen wir den Eintrag. Besteht sie drei Jahre, löschen wir den gesperrten Inhalt endgültig und danach die Sperre. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, rechtswidrige Inhalte nicht weiter zu verbreiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Blockieren: Blockierst du eine Person, speichern wir, wen du wann blockiert hast. Der Eintrag bleibt, bis du die Blockade aufhebst oder eines der beiden Konten gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wie Meldungen innerhalb eines Teams ablaufen, steht in Abschnitt 14.

10. Betrieb, Sicherheit und Sicherungen

Server-Fehlerprotokoll: Tritt auf dem Server ein Fehler auf, halten wir Fehlermeldung, technische Fehlerspur, die aufgerufene Adresse und dein Konto fest; geheime Schlüssel und Codes in Adressen, etwa aus Einladungen, Beitritts- und Vereins-Codes, machen wir dabei unkenntlich. Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, stehen dort Empfänger und Betreff, nicht der Inhalt. Wir löschen Einträge nach 90 Tagen, und das Protokoll hält höchstens die letzten 500.

Absturzberichte: Stürzt die App ab, schickt sie uns die Fehlermeldung, die technische Fehlerspur, die App-Version, dein Betriebssystem, dein Konto und den Bildschirm, auf dem du zuletzt warst. Was du davor getan oder eingegeben hast, zeichnen wir nicht auf. Dein Konto brauchen wir darin, um eine Support-Anfrage von dir mit dem Absturz zusammenzubringen. Wir löschen Absturzberichte nach 90 Tagen.

Systemjournal: Betriebsmeldungen und Fehlerspuren schreibt der Server außerdem in das Systemjournal des Servers. E-Mail-, IP- und Push-Adressen machen wir dort unkenntlich, von Web-Adressen bleibt nur der Anbieter; Kennungen von Konten und Teams bleiben stehen, damit sich ein Fehler zuordnen lässt. Der vorgeschaltete Webserver schreibt eigene Fehlermeldungen dorthin, die IP-Adressen enthalten können. Das Journal liegt außerhalb des verschlüsselten Bereichs und löscht Einträge nach 14 Tagen; weil es dafür ganze Tagesdateien entfernt, bleibt ein Eintrag höchstens 15 Tage.

Für diese Protokolle ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Löschst du dein Konto, löschen wir deine Absturzberichte sofort und entfernen im Server-Fehlerprotokoll den Bezug zu deinem Konto; im Systemjournal läuft er mit dessen Frist aus.

Sicherungen: Einmal täglich sichern wir Datenbanken und Dateien verschlüsselt auf einen getrennten Speicher der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Wir bewahren 30 tägliche und 12 monatliche Stände auf. Vor jeder Aktualisierung des Servers legen wir zusätzlich eine Kopie der Datenbanken im verschlüsselten Bereich des Servers ab; davon bleiben die fünf neuesten, soweit sie nicht älter als 30 Tage sind, und in jedem Fall die neueste. Löschst du Daten, verschwinden sie sofort aus dem laufenden Betrieb und aus den Sicherungen mit Ablauf dieser Fristen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Daten nach einem Ausfall wiederherstellen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO).

Verbindungen zu Squova sind verschlüsselt (HTTPS), und jedes Team hat eine eigene Datenbank-Datei.

11. Eingriffe des Betreibers

Für den Betrieb nutzen wir ein eigenes Verwaltungs-Werkzeug. Zugang haben nur ausdrücklich freigeschaltete Personen, und nur mit einem zweiten Faktor; nach dessen Bestätigung gilt der Zugang acht Stunden, dafür merken wir uns an der Sitzung, bis wann. Sich dort als eine andere Person anzumelden, ist nicht möglich.

Zu einem Konto sehen wir dort E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer, Geburtsdatum, die Bestätigung der Erziehungsberechtigten, Sperren, angekündigte Löschungen, Teams mit Rollen und die angemeldeten Geräte mit User-Agent und Zeitpunkten. Zu einem Team sehen wir die Mitglieder mit Name, E-Mail-Adresse, Status und Rollen, zu einer Support-Anfrage die Angaben aus Abschnitt 8.

Änderungen, die wir dort vornehmen, halten wir in einem Protokoll fest, ebenso, wenn wir dort Angaben zu Personen ansehen, etwa ein Konto, ein Team, eine Support-Anfrage oder Suchergebnisse: wer von uns, was, an welchem Konto, Team oder Verein, mit welchem Grund und wann; beim Öffnen eines Kontos auch dessen E-Mail-Adresse, bei einer Suche den Suchbegriff. Ruft dieselbe Person dieselbe Ansicht innerhalb von 10 Minuten erneut auf, bleibt es bei einem Eintrag. Wir löschen Einträge nach drei Jahren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und daran, unser eigenes Handeln belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einsicht in Inhalte eines Teams: Um eine Support-Anfrage zu bearbeiten, können wir in Inhalte eines Teams sehen: Termine, Namen und Größen von Dateien, Ankündigungen und Sticker, Chat-Nachrichten und Finanz-Buchungen aber nur, wenn die Anfrage von einem Mitglied dieses Teams oder vom Vorstand seines Vereins stammt. Wir sehen höchstens die 50 jüngsten Einträge einer Art, nennen jedes Mal einen Grund und halten die Einsicht im Protokoll fest, und die Mitglieder des Teams bekommen darüber eine Meldung. Dabei handeln wir im Auftrag des Teams.

Besteht der konkrete Verdacht auf strafbare Inhalte, sehen wir auf dieselbe Weise ein, aber ohne Meldung an das Team, damit keine Beweise verschwinden. Das stützen wir auf unser berechtigtes Interesse, rechtswidrige Nutzung abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir zählen diese Fälle und nennen dem Team die Zahl auf Anfrage.

Sperren: Sperren wir ein Konto, bekommt die Person eine E-Mail mit dem Grund, und alle ihre Sitzungen enden. Sperren wir ein Team, bekommen seine Inhaber:innen eine E-Mail mit dem Grund; hat das Team keine Inhaber:in, geht sie an den Vorstand seines Vereins. Heben wir die Sperre eines Teams auf, erfahren sie es ebenso.

Berichtigen: Wir können eine E-Mail-Adresse oder ein Geburtsdatum berichtigen, eine Adresse als bestätigt markieren und das Zurücksetzen eines Passworts auslösen. Ändern wir eine E-Mail-Adresse, bekommt die bisherige Adresse einen Hinweis darauf, ohne die neue zu nennen.

Rollen: Wir können einer Person in einem Team eine Rolle geben oder nehmen, außer der Inhaberschaft. Die Person bekommt darüber eine Meldung in der App, die Inhaber:innen eine E-Mail mit dem Grund. Geht die E-Mail an den Vorstand, weil das Team keine Inhaber:in hat, nennt sie die Person nicht.

Konto löschen: Wir können ein Konto auch selbst löschen, etwa nach einem Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen. Das kündigen wir mit Grund und Datum per E-Mail an und beenden sofort alle Sitzungen; 14 Tage später löschen wir das Konto, wie in Abschnitt 24 beschrieben, und bis dahin können wir die Löschung zurücknehmen. In dringenden Fällen löschen wir sofort und schicken vorher eine E-Mail mit dem Grund; hat die Person die Löschung selbst verlangt, ist diese E-Mail die Bestätigung.

Teams und Vereine: Ein Team, das wir löschen, ist sofort nicht mehr erreichbar und liegt 30 Tage im Papierkorb, aus dem wir es wiederherstellen können; danach löschen wir es mit allen Daten. Seine Inhaber:innen, ohne Inhaber:in der Vorstand seines Vereins, bekommen dazu eine E-Mail mit dem Grund und dem Tag der Löschung, und ebenso eine E-Mail, wenn wir das Team wiederherstellen oder umbenennen. Einen Verein löschen wir nur, wenn ihm kein Team mehr angehört; sein Vorstand bekommt dazu eine E-Mail mit dem Grund, ebenso, wenn wir den Verein umbenennen.

Export nach dem Papierkorb: Bis zum Tag der Löschung kann eine Inhaber:in des Teams in einer Support-Anfrage um die Daten des Teams bitten (Abschnitt 8). Wir geben ihr dann den Export frei, für sieben Tage und höchstens bis zum Tag der Löschung, und sie bekommt den Weg per E-Mail. Die Pakete lädt sie in der App herunter, und jedes steht im Protokoll des Teams (Abschnitt 14). Wir speichern, für wen und bis wann die Freigabe gilt und wer von uns sie erteilt hat. Dabei handeln wir im Auftrag des Teams und sehen die Daten selbst nicht.

Grundlage für diese Eingriffe sind die Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einem rechtmäßigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Nutzungsstatistik

Um die App zu verbessern und den Betrieb zu planen, werten wir aus, wie Squova genutzt wird: Anzahl und Größe der Teams, Auslastung, genutzte Bereiche, Speicherverbrauch und Fehlerhäufigkeit. Die Zahlen liegen je Team und über alle Teams hinweg vor, ohne Bezug auf einzelne Personen und ohne Inhalte von Nachrichten, Dateien oder Dokumenten. Wir zählen, wie oft ein Bereich in einem Team benutzt wird, und speichern dazu keine Kennung, aus der hervorginge, wer ihn geöffnet hat.

Für diese Auswertung sind wir selbst Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter deines Teams; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nimmt sie deshalb aus (dort § 3.4). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, planbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

13. Speicher auf deinem Gerät und App-Updates

Die App speichert auf deinem Gerät, was sie zum Funktionieren braucht: deinen Anmelde-Schlüssel und deine Konto-Angaben, in der App im geschützten Speicher des Geräts, im Browser im lokalen Speicher. Dazu eine Kopie der zuletzt geladenen Inhalte, damit sie schneller startet und ohne Netz etwas zeigt, ohne die Profile anderer Mitglieder mit Kontaktdaten und ohne die Kontaktliste deines Vereins, Eingaben, die du ohne Netz gemacht hast, bis sie gesendet sind, Kopien der Dateien deiner Teams für die Nutzung ohne Netz, Entwürfe von Chat-Nachrichten und Einstellungen wie Farbschema und gewähltes Team. Welche Hinweis-Karten du ausgeblendet hast, speichern wir dagegen in deinem Konto, damit sie auf jedem Gerät ausgeblendet bleiben; mit dem Konto fällt auch diese Angabe. Auf geteilten Seiten merkt sich dein Browser den Schlüssel zu deiner Antwort auf eine Termin-Einladung, die Mannschaft, die du im Spielplan gewählt hast, und auf der Seite zum Eintragen von Ergebnissen den Namen, den du dort angegeben hast.

Die Kopie der Inhalte gilt in der App höchstens 14 Tage, im Browser höchstens drei Tage. Dateien legt die App im WLAN ab, zusammen höchstens 500 MB, Videos nur, wenn du sie einzeln dafür auswählst; was am längsten nicht geöffnet wurde, fällt zuerst heraus. Eine Datei aus der Dateiliste verschwindet vom Gerät, wenn sie dort gelöscht wird; eine, die du nur geöffnet hast, etwa im Chat, spätestens 14 Tage nach dem letzten Öffnen. Verlässt du ein Team, verschwinden seine Dateien, und in den Einstellungen kannst du alle Dateien vom Gerät entfernen. Meldest du dich ab, entfernt die App Anmelde-Schlüssel, Konto-Angaben, die Kopie der Inhalte, wartende Eingaben und die Dateien vom Gerät. Im Browser hält Squova zusätzlich die App selbst bereit, damit sie ohne Netz startet; Inhalte aus deinem Konto liegen in diesem Teil nicht.

Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit wir dir den Dienst bereitstellen können, den du nutzen möchtest (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe-, Analyse- oder Tracking-Kennungen legen wir nicht ab.

App-Updates: Die App auf iOS und Android fragt beim Öffnen beim Dienst Expo (650 Industries, Inc., USA) nach, ob es eine neue Version gibt, und lädt sie von dort. Dabei erreichen Expo deine IP-Adresse, dein Betriebssystem und zufällige Kennungen der Installation. Ebenso holt dein Gerät seine Push-Kennung selbst bei Expo ab (Abschnitt 7). Expo ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und nennt zusätzlich Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung einer aktuellen, funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

14. Daten in deinen Teams

Für die folgenden Daten ist verantwortlich, wer dein Team betreibt (Abschnitt 2). Welche davon anfallen, hängt davon ab, welche Bereiche dein Team nutzt. Die Rechtsgrundlage legt dein Team fest; meist ist es die Mitgliedschaft im Team oder im Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Profil im Team: Trikotnummer, Trikotgröße, Position und Nebenposition, Rollen und Ämter. Name und Spitzname kommen aus deinem Konto (Abschnitt 3).
• Kinder ohne eigenes Konto: Ein Team mit Kindern kann sie ohne Konto in den Kader eintragen, mit Name, Geburtsdatum, Trikotnummer und Position, und festhalten, wer wann bestätigt hat, dass die Eltern Bescheid wissen. Das Kind bekommt keine Mitteilungen und kann sich nicht anmelden. Verantwortlich ist das Team; es informiert die Eltern, etwa mit dem Infoblatt aus der App. Gelöscht wird der Eintrag, wenn das Team das Kind aus dem Kader entfernt oder das Team gelöscht wird.
• Mitglieder ab 16 ohne Konto: Ein Team kann dich in seinen Kader eintragen, bevor du selbst ein Konto hast, mit Name, auf Wunsch deiner E-Mail-Adresse, Trikotnummer und Position, auch aus einer Liste. Mit der Adresse schicken wir dir in seinem Auftrag eine Einladung; über den Link darin legst du dein Konto an und übernimmst den Eintrag. Sonst bekommst du darüber keine Mitteilungen. Die Adresse sehen im Team nur Personen mit dem Recht auf Kontaktdaten. Verantwortlich ist das Team. Gelöscht wird der Eintrag, wenn du ihn übernimmst, wenn das Team dich aus dem Kader entfernt oder wenn das Team gelöscht wird.
• Kontaktdaten: Telefonnummer, Adresse, Notfallkontakt und E-Mail-Adresse aus deinem Konto sehen im Team die Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“, und trägt ein Verein dein Team, auch dessen Vorstand (Abschnitt 15). Wer die Mitgliederliste sehen darf, sieht sie deshalb nicht automatisch mit.
• Nutzung der Bereiche: Zu- und Absagen, Begleitpersonen, Anwesenheit, Verspätungs-Meldungen, übernommene Aufgaben, Fahrgemeinschaften, Chat-Nachrichten und Sprachnachrichten, Kommentare, Reaktionen, Lesestatus, Umfrage-Stimmen, Feedback, hochgeladene Dateien, Team-Sticker, Finanz- und Umlagen-Angaben, Aufstellungen, wertvollste Spieler:in und Spielzüge.
• Den Grund einer Absage oder eines Vielleicht sehen nur du und, wer im Team Anwesenheit führt oder für andere zusagt; verbundene Teams und der Vorstand deines Vereins sehen ihn nicht, außer bei einem Termin des Vereins (Abschnitt 15). Hast du Lesebestätigungen ausgeschaltet, steht in der Leseliste einer Ankündigung bei dir kein „Gesehen“; ob du sie bestätigt hast, bleibt sichtbar.
• Gelöschte Chat-Nachrichten: Löschst du eine eigene Nachricht, entfernen wir Text, Anhang und Reaktionen. An ihrer Stelle bleibt „Diese Nachricht wurde gelöscht“ mit Absender und Zeitpunkt stehen, damit der Verlauf für die anderen nachvollziehbar bleibt.
• Wenn dein Team sie einschaltet: Skill-Bewertungen des Trainerstabs mit Kommentar und Verlauf, auf Wunsch deine Selbsteinschätzung, sowie Punkte, Abzeichen und Rangliste. Voreingestellt ist beides aus.
• Zu Punkten und Abzeichen gehören eigene Wertungen, die dein Team anlegt, etwa wie oft jemand Kuchen mitbringt: je Termin eine Zahl für dich. Bei jeder Wertung legt der Trainerstab fest, ob das ganze Team die Namen dazu sieht; sonst stehen sie nur dort, wo auch die Rangliste sie zeigt.
• Danke sagen: Du kannst einer Person im Team danken, mit einem Grund aus einer festen Liste und auf Wunsch zu einem Termin. Sie sieht, von wem und wofür, und bekommt eine Mitteilung; die anderen im Team sehen es nicht.
• Unter Einstellungen kannst du Punkte und Abzeichen nur für dich ausschalten. Dann zeigt die App deinen Platz in der Rangliste und dein Level weder anderen noch dir, und du sagst und bekommst kein Danke. Gezählt wird im Team weiter, damit nach dem Einschalten alles wieder da ist.
• Saison-Rückblick: Aus deinen Zahlen einer Saison erzeugt unser Server auf Wunsch ein Bild. Wir speichern es nicht; ob und wohin du es teilst, entscheidest du.
• Deine Verfügbarkeit, wenn du sie angibst: ein Datum, bis wann du nicht kannst, und auf Wunsch ein Grund aus einer festen Liste (Krankheit, Verletzung, Urlaub, Persönlich, Sonstiges). Freien Text nimmt das Feld nicht an. Das Datum und die Gründe Urlaub, Persönlich und Sonstiges stützt dein Team auf sein berechtigtes Interesse an der Trainingsplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Krankheit und Verletzung sind Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Diese Gründe trägst nur du selbst ein. Wir speichern sie nur, wenn du vorher ausdrücklich einwilligst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), und halten dazu fest, wann du eingewilligt hast und welche Fassung des Einwilligungstexts du bestätigt hast; ohne dein Häkchen speichern wir auch das Datum nicht. Du kannst die Angabe jederzeit löschen, dann ist auch die Einwilligung weg. Grund und Einwilligung löschen wir 30 Tage nach dem Enddatum.
• Datum und Grund sehen du und die Personen mit dem Recht „Verfügbarkeit sehen“, voreingestellt das Trainerteam. Alle anderen im Team sehen nur, dass du gerade nicht verfügbar bist. In Push-Nachrichten steht der Grund nicht.
• Einwilligungen, die dein Verein festhält: wofür du oder bei Minderjährigen eine sorgeberechtigte Person eingewilligt hat, an welchem Tag, wer erklärt und wer es eingetragen hat. Welche es gibt, legt dein Verein fest, etwa für Fotos oder Mitfahrten. Squova holt diese Einwilligungen nicht ein, es hält sie nur fest. Widerrufst du, wirkt das für die Zukunft, und der Eintrag bleibt mit dem Vermerk „widerrufen am …“ stehen, weil dein Verein nachweisen muss, dass die Einwilligung vorlag (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ändert dein Verein einen Eintrag, bleibt der frühere Stand aus demselben Grund erhalten, bis du das Team verlässt; in deinem Datenauszug stehen beide. Sichtbar ist das für dich und für die Personen mit dem Recht „Einwilligungen“, voreingestellt Inhaber:in und Admin.
• Kontakte und Notfallkontakte: Angaben zu Personen ohne Konto, etwa Hallenwart, Physiotherapeutin oder Schiedsrichter, die dein Team einträgt.
• Meldungen über Beiträge: Meldest du einen Beitrag, speichern wir, wer wen gemeldet hat, den Grund, deine Anmerkung und einen Auszug des Beitrags. Sehen können das die Personen mit dem Recht „Meldungen sehen“, voreingestellt Inhaber:in und Admin, mit den Namen beider Seiten. Squova sieht die Meldung nur, wenn du ausdrücklich darum bittest (Abschnitt 8). Erledigte Meldungen löschen wir 18 Monate nach ihrer Erledigung.
• Protokolle deines Teams: wer wem wann welche Rolle gegeben oder genommen hat (Rechte-Protokoll), wann jemand das Team verlassen hat oder entfernt wurde, ohne Angabe der Person, die ging, bei „entfernt“ aber mit dem Namen der handelnden Person, und wer die Mitgliederliste mit Kontaktdaten oder die Daten des ganzen Teams exportiert hat. Sehen können das die Personen mit dem Recht „Audit-Log“. Wir löschen Einträge nach 18 Monaten; verlässt du das Team, fallen deine Einträge im Rechte-Protokoll sofort.
• Export der Mitgliederliste: Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“ können die Liste mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum und Notfallkontakt als Datei herunterladen. Die Datei verlässt Squova; was danach mit ihr geschieht, verantwortet dein Team.
• Export des ganzen Teams: Die Inhaber:in kann alle Daten des Teams herunterladen, darunter die Kontaktdaten aller Mitglieder, Beiträge, Dateien, die Wettbewerbe, die das Team ausrichtet, und den Verbund-Chat. Nicht dabei sind private Unterhaltungen im Chat, also Direktnachrichten und Gruppen samt ihren Anhängen, geheime Kennzeichen von Links und Abwesenheitsgründe samt Einwilligung; von der Verfügbarkeit steht nur das Datum darin. Die Dateien verlassen Squova; was danach mit ihnen geschieht, verantwortet dein Team.
• Löschung des Teams: Löscht die Inhaber:in das Team, bleibt es 30 Tage nutzbar, und alle Mitglieder bekommen eine Meldung. In dieser Zeit exportierst du deine eigenen Daten in deinem Profil (Abschnitt 25). Danach löschen wir das Team mit allen Daten.
• Kalender-Abo: Du kannst deine Termine in einer Kalender-App abonnieren. Das Abo ist persönlich und enthält aus allen deinen Teams und deinem Verein die Termine, die du auch in der App siehst, ab 30 Tagen zurück: Titel, Zeit, Ort und Notiz, ohne Namen oder Zusagen. Termine mit eingeschränkten Empfängern stehen nur bei diesen Empfängern und bei Personen, die Termine verwalten. In den Einstellungen wählst du aus, welche Teams, Vereine und Arten von Terminen im Abo stehen und ob Termine fehlen, denen du abgesagt hast. Diese Auswahl speichern wir zu deinem Abo, dazu den Zeitpunkt, an dem deine Kalender-App es zuletzt abgeholt hat; ihn zeigen wir dir in den Einstellungen. Welches Programm abholt, speichern wir nicht. Es liegt unter einer geheimen Adresse, die ohne Anmeldung funktioniert: Wer sie kennt, kann diese Termine lesen. In den Einstellungen setzt du die Adresse zurück; die alte funktioniert danach nicht mehr. Verlässt du ein Team, fallen seine Termine heraus, und mit deinem Konto enden Adresse, Auswahl und Abrufzeitpunkt. Holt deine Kalender-App das Abo über einen Dienst wie Apple, Google oder Microsoft ab, liegen die Termine danach auch dort.
• Ehemaligen-Verzeichnis, wenn dein Team es einschaltet: dein Name und der Zeitraum deiner Mitgliedschaft, nachdem du gegangen bist, und intern die Kennung deines Kontos, damit der Eintrag fällt, wenn du dein Konto löschst. Mehr nicht. Grundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins an seiner Geschichte, etwa für Jubiläen und Ehrungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Voreingestellt ist es aus. Den Eintrag löschen wir nach zehn Jahren.

Dem Eintrag im Ehemaligen-Verzeichnis kannst du jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), ohne Begründung: Wende dich an dein Team, dann wird er entfernt.

15. Wenn dein Team zu einem Verein gehört

Mehrere Teams können zu einem Verein gehören, und ein Verein kann auch ohne Team bestehen. Wer dort die Rolle „Vorstand“ hat, sieht die Teams des Vereins gemeinsam, ohne Mitglied in jedem zu sein:

• Mitgliederzahl je Team.
• Termine, kommende und vergangene, mit Zeit, Ort, Treffzeit, Platzzahl, Beschreibung, der Zahl der Antworten und Begleitpersonen und, wenn erfasst, der Zahl der Anwesenden, zusammengefasst auch als Anwesenheit des Teams in Prozent.
• Bei Teams, die der Verein trägt: Kommentare an Terminen mit freigegebenem Namen, soweit sie seit der Übernahme durch den Verein geschrieben wurden.
• Bei Teams, die der Verein trägt: wer auf Termine geantwortet hat, mit freigegebenem Namen, Begleitpersonen und der Notiz zu einer Zusage, soweit die Antwort seit der Übernahme durch den Verein gegeben wurde; den Grund einer Absage nicht.
• Spiele in Wettbewerben mit Gegner, Ort, Ergebnis und Sätzen, dazu Bilanz und Tabellenplatz je Team.
• Mitgliederliste aller Vereins-Teams mit vollem Namen, auch von Personen ohne Konto im Kader, mit Art der Mitgliedschaft, die der Vorstand festhält, Team, Rolle, Ämtern, Trikotnummer, Position und seit wann dabei, und je Person Geschlecht und Einwilligungen; bei Teams, die der Verein trägt, auch Kontaktdaten, E-Mail und Telefon dann auch in der Liste; als Datei ohne Kontaktdaten, Minderjährige darin nur mit Initialen.
• Antworten auf Termine des Vereins mit freigegebenem Namen, also wer zu-, vielleicht- oder abgesagt hat, und wer dort da war, wenn der Vorstand es festhält.
• Stimmen in Umfragen des Vereins mit freigegebenem Namen, außer die Umfrage ist anonym, dazu Kommentare und ergänzte Antworten.

Keine Chats, kein Protokoll, keine Kommentare bei Teams, die der Verein nicht trägt, keine Namen bei der Anwesenheit an Terminen der Teams, keine Namen bei Zusagen in Teams, die der Verein nicht trägt, nichts aus der Kasse des Teams und keine Termine nur für ausgewählte Personen. Zu den Terminen der Teams sieht der Vorstand auch ihre Art, ihren Titel und ihre Beschreibung, und die Antworten als Zahlen: zugesagt, vielleicht, abgesagt, auf der Warteliste, offen, dazu die Zahl der Begleitpersonen und, wenn das Team sie erfasst, wie viele da waren, gefehlt haben oder entschuldigt waren. Trägt der Verein dein Team, liest der Vorstand außerdem die Kommentare an den Terminen mit, mit dem Namen in der Form, die die Person für ihren Verein gewählt hat; Kommentare von vor der Übernahme durch den Verein und von vor dieser Fassung sieht er nicht, und das Kommentarfeld sagt es dazu. Ebenso sieht er dann, wer auf einen Termin geantwortet hat, mit dem Namen in dieser Form, den Begleitpersonen und der Notiz; Antworten von vor der Übernahme und von vor dieser Fassung zählt er nur mit, und der Termin sagt es an deiner Antwort dazu. Schreiben kann er an dieser Stelle Ankündigungen an alle Teams des Vereins; sie tragen den Namen der Person, die sie verfasst hat.

Der Vorstand kann außerdem Dateien des Vereins ablegen, etwa Satzung, Beitragsordnung oder Formulare. Sie liegen getrennt von den Daten der Teams, in einem eigenen Speicher des Vereins von 2 GB. Sehen kann sie der Vorstand und, wenn er sie einem Team des Vereins gibt, die Mitglieder dieses Teams, solange es zum Verein gehört. Zu jeder Datei steht, wer sie hochgeladen hat, in der Form, die diese Person für ihren Verein gewählt hat (Abschnitt 5). Löscht jemand sein Konto, bleibt die Datei als Dokument des Vereins. Mit dem Verein werden seine Dateien gelöscht.

Der Vorstand kann außerdem Termine des Vereins anlegen, etwa eine Mitgliederversammlung oder ein Sommerfest, für den ganzen Verein, für einzelne Teams oder dort nur für den Trainerstab oder die Spieler:innen. Wer gewählt ist, sieht den Termin bei seinen Terminen, bekommt eine Mitteilung und kann zu- oder absagen, mit Begleitpersonen und Notiz. Die übrigen Gewählten sehen davon nur die Zahl der Antworten. Der Vorstand sieht, wer geantwortet hat, mit dem Namen in der Form, die die Person für ihren Verein gewählt hat (Abschnitt 5), samt Begleitpersonen und Notiz. Ab zwei Stunden vor Beginn kann der Vorstand festhalten, wer da war, gefehlt hat oder entschuldigt war, etwa für die Beschlussfähigkeit einer Versammlung; das sieht nur der Vorstand. Löscht jemand sein Konto, werden seine Antworten und diese Einträge gelöscht. Mit dem Termin oder dem Verein werden Termin, Antworten und Anwesenheit gelöscht.

Der Vorstand kann außerdem Umfragen des Vereins starten, für dieselben Kreise wie Termine des Vereins. Wer gewählt ist, sieht die Umfrage bei seinen Umfragen, bekommt eine Mitteilung und stimmt ab. Die übrigen Gewählten sehen nur Zahlen, je nach Einstellung erst nach der eigenen Stimme oder nach dem Ende. Der Vorstand sieht je Antwort, wer sie gewählt hat, mit dem Namen in der Form, die die Person für ihren Verein gewählt hat (Abschnitt 5), und wie viele der Gewählten abgestimmt haben. Ist die Umfrage anonym, sieht auch der Vorstand nur Zahlen, und die Namen verlassen unseren Server nicht. Erlaubt der Vorstand Kommentare oder eigene Antworten, sehen alle Gewählten und der Vorstand, wer kommentiert, reagiert oder eine Antwort ergänzt hat: wer mit der Person in einem Team ist, mit vollem Namen, alle anderen mit dem Namen in der Form, die die Person für ihren Verein gewählt hat; bei einer anonymen Umfrage steht an ergänzten Antworten kein Name. Die Mitteilung über einen neuen Kommentar trägt nur den Verein als Absender und keinen Text. Eigene Kommentare ändert und löscht jede Person selbst, fremde löscht nur der Vorstand. Löscht jemand sein Konto, werden seine Stimmen, Kommentare und Reaktionen gelöscht; ergänzte Antworten bleiben ohne Namen, damit die Stimmen anderer erhalten bleiben. Mit der Umfrage oder dem Verein wird alles gelöscht.

Der Vorstand kann außerdem Angaben zum Verein eintragen: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Gründungsjahr und einen kurzen Text über den Verein. Alle Mitglieder der Teams des Vereins sehen sie unter „Verein“. Trägt der Vorstand dort die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einer Person ein, etwa der Vorsitzenden, sehen auch diese alle Mitglieder. Mit dem Verein werden die Angaben gelöscht.

Der Vorstand kann außerdem eine Kasse des Vereins führen: Einnahmen und Ausgaben mit Betrag, Titel, Kategorie, Datum und Notiz, auf Wunsch mit einem Beleg (Foto oder PDF) im Speicher des Vereins. Sehen und ändern kann sie nur der Vorstand, die Teams und ihre Mitglieder nicht. Löscht jemand sein Konto, bleiben seine Buchungen als Buchungen des Vereins. Mit dem Verein werden Kasse und Belege gelöscht.

Der Vorstand kann außerdem Mitglieder des Vereins eintragen, die in keinem Team sind, etwa passive, fördernde oder Ehrenmitglieder: mit Name, Art der Mitgliedschaft und Eintritt, auf Wunsch mit Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Anschrift, einzeln oder aus einer Liste. Sie bekommen keine Mitteilungen und können sich nicht anmelden, und den Eintrag sieht nur der Vorstand. Verantwortlich ist der Verein. Gelöscht wird der Eintrag, wenn der Vorstand ihn löscht, etwa beim Austritt, oder wenn der Verein gelöscht wird. Für alle Mitglieder der Vereins-Teams hält der Vorstand außerdem die Art der Mitgliedschaft und den Eintritt fest; ohne Angabe gilt „aktiv“ seit dem Beitritt zum Team.

Tritt ein Team mit dem Vereins-Code einem Verein bei, sieht der Vorstand es erst, wenn er es freigibt. Bis dahin sieht er nichts von dem Team, und das Team ist mit den anderen Teams des Vereins nicht verknüpft: Ihre Inhalte, Chats, Dateien und Ferien des Vereins erreichen es nicht, und seine erreichen sie nicht (Abschnitt 16). Die Mitglieder des Teams bekommen beim Beitritt und bei der Freigabe eine Mitteilung. Lädt der Verein ein Team selbst ein oder gründet das Team den Verein, entfällt die Freigabe, denn dann hat der Verein oder das Team selbst entschieden; ein Team, das der Verein trägt, gehört ohnehin zu ihm.

Nutzt dein Verein die Vereinsverwaltung Squova Club, melden wir dorthin, was der Vorstand in Squova ohnehin sieht, sobald er dein Team freigegeben hat: das Team mit Namen und Sportart und für jedes Mitglied den Namen, ob Trainerstab oder Spieler:in, seit wann sie oder er dabei ist, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer; bei Personen ohne Konto im Kader nur die E-Mail-Adresse Erwachsener. Das Geburtsdatum geben wir nicht weiter. Jede Änderung folgt: ein neues Mitglied, ein geänderter Name oder Kontakt, ein Austritt aus dem Team und der Austritt des Teams aus dem Verein. Auf Wunsch des Vereins melden wir außerdem die Termine deines Teams (Titel, Beschreibung, Zeit, Ort und die Zahl der Zu-, Vielleicht- und Absagen, ohne Namen, ohne Termine nur für ausgewählte Personen) und bei Terminen des Vereins die Zahl der Antworten, ebenfalls ohne Namen. Chat, Zusagen, Bewertungen und andere Inhalte deines Teams gehen nicht dorthin. Gründest du einen Verein aus Squova Club heraus, legst du ihn in Squova an und bestätigst hier den Vertrag zur Auftragsverarbeitung; er ist danach mit Squova Club verbunden. Squova Club betreiben wir ebenfalls, mit einer eigenen Datenbank je Verein. Verantwortlich für die Angaben dort ist der Verein. Bis Squova Club eine Meldung bestätigt hat, liegt sie bei uns im Postausgang: zugestellte sieben Tage, nicht zustellbare 30 Tage. Verlässt du dein Team, melden wir deinen Austritt mit Datum; ob und wie lange der Verein deine Angaben danach als Mitglied des Vereins führt, entscheidet er in Squova Club. Löschst du dein Konto, melden wir das ebenfalls dorthin, nur mit der Kennung deines Kontos, damit der Verein deine Angaben dort löschen kann. In die andere Richtung nehmen wir aus Squova Club Ankündigungen und Termine des Vereins, die Angaben zum Verein samt Logo (Abschnitt 15, Vereinsdaten) die Ämter des Vorstands und die Art deiner Mitgliedschaft im Verein an. Dazu kann der Verein einen Hinweis an einen Termin deines Teams hängen, etwa „Halle ab 19 Uhr gesperrt“: Er steht am Termin, trägt den Verein als Absender und geht als Mitteilung an die Gewählten (alle, den Trainerstab oder die Spieler:innen des Teams). Die Ämter setzen den Vorstand in Squova fest: Wen Squova Club nennt, ist dort Vorstand mit der genannten Funktion, alle anderen nicht mehr. Sie erscheinen in Squova wie die, die der Vorstand hier selbst anlegt; bei Ankündigungen steht die verfassende Person, wie sonst auch, mit dem Verein als Absender, und sie können sich an den Trainerstab oder die Spieler:innen eines Teams richten. Rechtsgrundlage und Widerspruch wie oben: Trägt der Verein dein Team, ist es Teil seiner eigenen Verwaltung, sonst das berechtigte Interesse, im Verein mitzumachen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dem du widersprechen kannst (Art. 21 DSGVO).

Mit „Mit Squova anmelden“ kannst du dich bei Squova Club mit deinem Squova-Konto anmelden. Vorher fragen wir dich einmal, was die App bekommt: deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, deine Vereine mit deinem Amt und, sobald es das gibt, Nachrichten in deinem Namen. Ohne dein Ja bekommt sie nichts. Dein Passwort bekommt die App nicht. Wir speichern, welcher App du was erlaubt hast, seit wann und wann sie es zuletzt benutzt hat, dazu kurzlebige Codes und Zugangsschlüssel (eine Stunde, erneuerbar bis 30 Tage), diese nur als Prüfwert. Unter Einstellungen, „Verbundene Apps“, entziehst du den Zugriff jederzeit; dann gelten auch die Schlüssel nicht mehr. Löschst du dein Konto, fällt alles weg. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Rechtsgrundlage: Trägt der Verein dein Team, ist die Vereins-Sicht Teil seiner eigenen Verwaltung. Trägt jemand anderes dein Team, gibt es diese Angaben an den Verein weiter, gestützt auf das berechtigte Interesse, in seinem Verein mitzumachen, etwa für Hallenzeiten, Verband und Überblick (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dem kannst du widersprechen (Art. 21 DSGVO): Sag es der Inhaber:in deines Teams, oder verlass das Team.

Um jemanden in den Vorstand zu berufen, sieht der Vorstand eine Liste aller aktiven Mitglieder der Vereins-Teams, die er schon sieht. Dort steht jede Person mit dem Team, aus dem sie kommt, und mit ihrem Namen in der Form, die sie für ihren Verein gewählt hat (Abschnitt 5); wer mit ihr in einem Team ist, sieht ihren vollen Namen. Hat der Verein noch keinen Vorstand, sehen diese Liste die Personen mit dem Recht „Zugang verwalten“ in einem Team des Vereins, damit jemand den ersten Vorstand berufen kann.

Ein Amt im Vorstand steht mit deinem vollen Namen und der Funktion in der Vereins-Sicht und bei allen, die in einem Team des Vereins das Recht „Verein sehen“ haben, meist Trainerstab und Verwaltung. Das gilt auch, wenn du für deinen Verein eine kürzere Form gewählt hast. Das gilt nur für das Amt selbst und nur für Vorstandsmitglieder: Ein Amt ist eine Funktion im Verein, und es steht ohnehin in der Satzung und am Aushang. Wer kein Amt hat, erscheint auch im Verein in der Form, die er gewählt hat. Möchtest du das nicht, nimm das Amt nicht an oder lass es beenden.

Die Rolle kommt zu deiner Team-Rolle hinzu und ändert daran nichts. Ihre Rechte liegen fest und lassen sich nicht je Verein anders zuschneiden.

Wer im Vorstand ist, kann aus der Vereins-Sicht den Mitgliedern der Vereins-Teams, die der Vorstand schon sieht, direkt schreiben und mit ihnen Gruppen bilden, ebenso mit den übrigen Vorständen und mit den Mitgliedern der Teams, die mit einem dieser Vereins-Teams verbunden sind. Der Vorstand steht dort mit seinem vollen Namen und dem Amt, wie in der Vorstandsliste; die Mitglieder stehen in der Form, die sie für ihren Verein gewählt haben, Mitglieder verbundener Teams in der Form, die sie für verbundene Teams gewählt haben (Abschnitt 5). Die Benachrichtigung trägt keinen Text. Endet das Amt, bleibt der Verlauf lesbar, geschrieben werden kann nicht mehr.

Je zwei Teams eines Vereins haben einen gemeinsamen Chat, auch ohne Team-Verbindung. Er entsteht, wenn der Vorstand ein Team freigibt oder ein Team auf Einladung des Vereins beitritt. Lesen und schreiben darf ihn nur der Trainerstab beider Teams, also wer im Team Inhaber:in oder Admin ist oder eine Rolle der Leitung hat; die übrigen Mitglieder sehen ihn nicht. Sonst gilt, was Abschnitt 16 für den Verbund-Chat beschreibt. Dort erscheinst du so, wie du es für deinen Verein gewählt hast (Abschnitt 5). Verlässt eines der Teams den Verein, verschwindet der Chat für beide; gelöscht wird er mit einem der beiden Teams.

Für die gebündelten Zahlen, seine Dateien, seine Termine, seine Umfragen und seine Angaben zum Verein ist der Verein verantwortlich, so wie dein Team für seine Daten. Wer einen Verein anlegt, gibt an, für wen er das tut, und schließt dabei den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit uns.

Wenn der Verein dein Team übernimmt (Trägerwechsel): Die Inhaber:in deines Teams kann beantragen, dass der Verein sein Träger wird, und der Vorstand bestätigt das. Dann bekommst du eine Mitteilung per E-Mail und in der App: wer künftig verantwortlich ist, mit Anschrift, und ab wann. 14 Tage nach der Bestätigung ist der Verein für die Daten deines Teams verantwortlich, an Stelle der bisherigen Stelle. Bis dahin kannst du das Team verlassen, dann gelten die üblichen Regeln dafür (Abschnitt 24), oder dem Wechsel widersprechen, indem du es der Inhaber:in sagst. Die Daten im Team bleiben dabei, wie sie sind; es wechselt nur, wer dafür verantwortlich ist. Rechtsgrundlage der Weitergabe ist das berechtigte Interesse beider Seiten, das Team im Verein weiterzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

16. Wenn Teams sich vernetzen

Teams können sich verbinden, um Termine, Ankündigungen, Dateien und Sport-Inhalte gezielt zu teilen und einen gemeinsamen Chat zu führen. Jedes Team kann die Verbindung jederzeit einseitig lösen.

Den gemeinsamen Chat führt der Trainerstab beider Teams: wer im Team Inhaber:in oder Admin ist oder eine Rolle der Leitung hat. Die übrigen Mitglieder sehen ihn nicht und bekommen keine Benachrichtigung daraus. In der Chat-Info sieht der Trainerstab beider Teams, wer mitliest, jede Person mit ihrem Team und mit ihrem Namen in der Form, die sie für ihren Verein oder für verbundene Teams gewählt hat (Abschnitt 5).

Wer im Trainerstab ist, kann außerdem einzelnen Personen aus dem Trainerstab eines verbundenen Teams oder eines Teams im selben Verein direkt schreiben. Diese Nachrichten sehen nur die beiden. Dein Name steht dort in der Form, die du für deinen Verein oder für verbundene Teams gewählt hast (Abschnitt 5), ohne Profilbild; die Benachrichtigung trägt keinen Text. Endet die Verbindung oder die Leitung, bleibt der Verlauf lesbar, geschrieben werden kann nicht mehr.

Wer im Trainerstab ist, kann außerdem Gruppen mit Personen aus dem eigenen Team, den Teams im selben Verein und den verbundenen Teams anlegen, auch mit Spielerinnen und Spielern, und dem Vorstand des eigenen Vereins direkt schreiben oder ihn in eine Gruppe holen. Wer in eine solche Gruppe geholt wird, bekommt eine Benachrichtigung und kann sie jederzeit verlassen. Die Gruppe sehen nur die Personen darin, jede mit ihrem Namen in der Form, die sie für ihren Verein oder für verbundene Teams gewählt hat (Abschnitt 5). Verlässt du das Team, über das du in der Gruppe bist, endet deine Teilnahme; wirst du dort gesperrt, ruht sie. Direktnachrichten bleiben dann lesbar, geschrieben werden kann nicht mehr.

Wer dir direkt schreibt oder dich in eine Gruppe holt, lädt dich ein. Bis du annimmst, liest du mit, schreibst aber nicht, und je Nachricht bekommst du keine Benachrichtigung, nur die Einladung selbst. Lehnst du ab, bist du nicht mehr dabei; in einer Direktnachricht sieht die andere Person, dass du abgelehnt hast.

Das andere Team sieht, was ausdrücklich freigegeben wurde: den Inhalt selbst, deinen Namen in der Form, die du für verbundene Teams gewählt hast (Abschnitt 5), den Team-Namen sowie deine Zu- und Absagen, Kommentare und Chat-Beiträge dazu.

Ein Inhalt kann auch nur an einen Teil des anderen Teams gehen: an dessen Trainerstab, an seine Spielerinnen und Spieler oder an einzelne Personen. Dann sehen ihn dort nur diese, auch nicht die Verwaltung des anderen Teams, und sie bekommen eine Benachrichtigung, die als Absender nur den Team-Namen trägt. Einzelne Personen eines anderen Teams auswählen kann nur der Trainerstab, oder wer selbst in diesem Team ist; er sieht dafür ihre Namen in der Form, die sie für ihren Verein oder für verbundene Teams gewählt haben (Abschnitt 5).

Benachrichtigungen an das andere Team tragen bei Chat-Nachrichten deinen Namen gekürzt, und zwar in der sparsamsten Form, die du für einen deiner drei Kreise gewählt hast, höchstens in der Kurzform; bei Kommentaren und Reaktionen tragen sie nur den Team-Namen, und bei Chat-Nachrichten und Kommentaren keinen Text. Reagiert jemand aus dem anderen Team auf deine Nachricht, steht in deiner Benachrichtigung ein Auszug deiner eigenen Nachricht.

17. Öffentliche Wettbewerbs-Seiten

Wer einen Wettbewerb ausrichtet, kann dessen Spielplan und Tabelle über einen Link öffentlich stellen. Diese Seite ist ohne Konto und ohne Anmeldung erreichbar, also für jeden, dem der Link weitergegeben wird, und möglicherweise für Suchmaschinen.

Zu sehen sind dort: Bezeichnung, Saison und Beschreibung des Wettbewerbs, das ausrichtende Team, die teilnehmenden Teams, Spieltage mit Ort, Adresse und Zeit, Ergebnisse, laufende Spielstände, die Tabelle und die eingetragenen Schiedsrichter. Personennamen erscheinen dort, wo ein Team aus einzelnen Personen besteht, also bei Beach-Paaren, und dann höchstens in der Kurzform („Anna A. / Lena B.“), nicht mit vollem Namen. Wer für öffentliche Seiten die Initialen gewählt hat, steht dort mit Initialen. Bei einem Paar gilt für beide die sparsamere der zwei Wahlen, sonst ließe sich aus dem Unterschied auf den Grund schließen. Profilbilder erscheinen dort nicht, und Ansprechpartner der teilnehmenden Teams stehen dort nicht.

Beschreibung und Namen von Schiedsrichtern trägt das ausrichtende Team als freien Text ein und verantwortet, was dort steht.

Ob ein Wettbewerb öffentlich ist, entscheidet das ausrichtende Team. Der Link lässt sich jederzeit abschalten; danach ist die Seite nicht mehr erreichbar, und ein neuer Link bekommt eine neue Adresse.

Rechtsgrundlage: Anders als in deinem Verein und in verbundenen Teams (Abschnitt 5) beruht die Kurzform hier nicht auf deiner Einwilligung, sondern auf dem berechtigten Interesse des ausrichtenden Teams und der anderen Teilnehmenden an einem brauchbaren Spielplan (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wer bei einem Beach-Wettbewerb antritt, muss im Spielplan erkennbar sein. Deshalb steht dort ohne deine Wahl die Kurzform, nicht der volle Name.

Dein Widerspruchsrecht: Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), eine Begründung brauchst du dafür nicht. Am einfachsten wählst du beim Bearbeiten deines Profils unter „Außerhalb deiner Teams“ die Initialen; das wirkt sofort und gilt dann auch in deinem Verein und in verbundenen Teams.

Ergebnisse ohne Konto eintragen: Das ausrichtende Team kann zusätzlich einen eigenen Link freigeben, über den Personen ohne Konto Ergebnisse eintragen, etwa die Turnierleitung vor Ort. Für einen einzelnen Spieltag kann das ausrichtende oder das gastgebende Team auch einen Link nur für diese Begegnung freigeben, etwa für jemanden, der dort die Ergebnisse schreibt; über ihn sieht und trägt man nur deren Spiele. Diese Links sind andere als der zum Lesen; über den Link zum Lesen lässt sich nichts eintragen. Wer über den Link zum Eintragen ein Ergebnis einträgt, gibt einen Namen mit 2 bis 40 Zeichen an; eine E-Mail-Adresse verlangt der Link nicht. Wir speichern Name, Zeitpunkt und Ergebnis, nicht die IP-Adresse; zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Anfragen nur im Arbeitsspeicher (Abschnitt 3).

Den Namen sieht nur das ausrichtende Team, am Spiel und mit dem Zeitpunkt des Eintrags. Die teilnehmenden Teams sehen, dass und wann über den Link eingetragen wurde, aber nicht von wem; die öffentliche Seite zeigt nicht, wer ein Ergebnis eingetragen hat. Den Namen löschen wir 30 Tage nach dem Spiel; das Ergebnis bleibt, und am Spiel steht danach nur noch „über Link“. Der Link des Wettbewerbs erlischt sieben Tage nach dem letzten Spieltag; solange kein Spieltag angesetzt ist, gilt er, bis das ausrichtende Team ihn abschaltet. Der Link einer Begegnung erlischt um 12 Uhr am Tag nach ihrem letzten Spiel. Abschalten oder durch einen neuen ersetzen kann einen Link jederzeit das Team, das ihn freigegeben hat.

Verantwortlich ist das ausrichtende Team. Rechtsgrundlage für den Namen ist sein berechtigtes Interesse, bei einem eingetragenen Ergebnis nachfragen zu können, von wem es stammt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

18. Wenn ein Termin extern geteilt wird

Ein Team kann einen Termin über eine geheime Adresse für Leute öffnen, die Squova nicht nutzen. Wer den Link öffnet, sieht Team- und Vereinsnamen, Titel, Zeit, Ort, Treffpunkt, Meldeschluss sowie die Zahl der Zusagen und der freien Plätze, die Beschreibung nur, wenn das Team sie freigibt. Namen der Mitglieder, Kommentare, Anhänge und das Protokoll sind dort nicht zu sehen.

Wer von außen antwortet, trägt selbst seinen Namen, die Antwort, die Zahl der Begleitpersonen und auf Wunsch eine Notiz ein; eine E-Mail-Adresse verlangt die Einladung nicht. Das Team sieht diese Angaben, und wer den Link angelegt hat, bekommt eine Meldung mit dem Namen. Hat das Team es erlaubt, sehen die Gäste desselben Links gegenseitig Namen, Antwort und Begleitpersonen, nicht aber die Notizen. Verantwortlich ist das Team, das den Link verschickt hat.

Die Antworten löschen wir 30 Tage nach dem jeweiligen Termin; wer den Link verwaltet, kann sie auch vorher entfernen. Der Link selbst erlischt sieben Tage nach dem letzten Termin.

Antworten von außen zählen für ein Teilnehmer-Limit und die Warteliste, fließen aber in keine Statistik, keine Anwesenheit und keine Punkte ein.

19. Wenn du in ein Team eingeladen wirst

Wer ein Team verwaltet, kann eine Einladung an eine E-Mail-Adresse schicken lassen. Dafür speichern wir diese Adresse und, wenn das Team ihn angibt, den Namen der Person, sonst nichts über sie. Der Name füllt ihr beim Anlegen des Kontos das Formular vor. Die E-Mail nennt das Team, die einladende Person und die vorgesehene Rolle. Verantwortlich ist das Team, das einlädt; Grundlage ist sein berechtigtes Interesse, die Person zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Adresse löschen wir, sobald die Einladung eingelöst, zurückgezogen oder abgelaufen ist; eine Einladung läuft nach 14 Tagen ab. Stehen bleibt, dass eingeladen wurde und von wem. Wer eine Einladung nicht erwartet hat, muss nichts tun.

Die Angabe ist freiwillig. Wer lieber selbst verschickt, bekommt einen Link zum Weitergeben, und dann speichern wir keine Adresse.

20. Ortssuche und Karten (Google)

Beim Eintragen eines Ortes, etwa für einen Termin oder ein Spiel, der Anschrift beim Anlegen eines Teams oder Vereins und deiner eigenen Adresse im Profil kannst du eine Adress-Suche nutzen. Ab drei eingegebenen Zeichen leitet unser Server deinen Suchtext an die Places-Schnittstelle der Google Maps Platform (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weiter und zeigt dir die Vorschläge.

Dein Gerät spricht Google dabei nicht an. An Google gehen der Suchtext und ein zufälliges Sitzungs-Kennzeichen zur Abrechnung, keine Konto-Daten, keine Geräte-Kennungen und nicht deine IP-Adresse. Suchbegriffe speichern wir nicht, wir zählen nur die Anzahl der Suchanfragen.

Wählst du einen Vorschlag, speichern wir Name, Adresse und die Google-Orts-Kennung (place_id) beim jeweiligen Inhalt; bei einer Anschrift und bei deiner eigenen Adresse nur die gewählte Adresszeile. Übernimmst du keinen Vorschlag, sondern deinen eigenen Text, speichern wir nur diesen Text. An Google ging er trotzdem, sobald er drei Zeichen hatte, denn die Vorschläge kommen schon beim Tippen.

Karten-Links: Tippst du auf den Ort eines Termins, öffnet sich auf iOS Apple Karten, auf Android und im Browser Google Maps. Tippst du auf die Adresse eines Mitglieds, öffnet sich Google Maps. Die Karte läuft dann außerhalb von Squova, und es gelten die Bestimmungen des Anbieters. Squova selbst bettet keine Karte ein.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln über die Google-Cloud-Datenschutzbedingungen.

Für die Orts-Vorschläge gelten ergänzend die Google-Bedingungen: https://policies.google.com/terms sowie die Google-Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy.

21. GIFs im Chat (GIPHY)

Im Chat kannst du ein GIF auswählen. Die Vorschläge kommen von GIPHY, einem Dienst der Giphy, Inc. (USA).

Suche und Bilder laufen über unseren Server; dein Gerät spricht GIPHY nicht an. An GIPHY gehen der Suchbegriff und die Kennung des gewählten Bildes, nicht deine IP-Adresse, deine Konto-Daten oder Geräte-Kennungen. Zu deinem Konto speichern wir keine Suchbegriffe. Eine Trefferliste liegt bis zu einer Stunde in unserem Arbeitsspeicher; der Suchbegriff ist dort nur ihr Schlüssel und mit keiner Person verknüpft.

Sendest du ein GIF, speichern wir dessen Kennung bei der Nachricht, keine Bilddatei. Wer die Nachricht ansieht, holt das Bild ebenfalls über unseren Server.

Die Suche läuft mit dem strengsten Jugendschutz-Filter, den GIPHY anbietet („g“, nur für alle Altersgruppen freigegebene Inhalte), und diese Einstellung lässt sich nicht ändern.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung findet in den USA statt; weil dein Gerät den Dienst nicht selbst anspricht, übermitteln wir dabei keine Kennungen zu deiner Person, sondern den Suchbegriff und die Bild-Kennung.

Es gelten ergänzend die GIPHY-Nutzungsbedingungen: https://support.giphy.com/hc/en-us/articles/360020027752-GIPHY-User-Terms-of-Service sowie die GIPHY-Datenschutzerklärung: https://support.giphy.com/hc/en-us/articles/360032872931-GIPHY-Privacy-Policy.

22. Wetter (Open-Meteo)

Für Termine, die als Außentermin markiert sind, einen Ort haben und höchstens 16 Tage entfernt liegen, zeigt die App eine Wettervorhersage. Unser Server schickt dafür den Ortstext des Termins an Open-Meteo, um die Koordinaten zu ermitteln, und danach die Koordinaten, um die Vorhersage abzurufen. Weitere Angaben gehen nicht mit, und dein Gerät spricht den Dienst nicht an.

Die ermittelten Koordinaten hält unser Server bis zum nächsten Neustart im Arbeitsspeicher, die Vorhersage bis zu 45 Minuten. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

23. Empfänger, Hosting und Drittländer

Deine Daten liegen auf Servern der IONOS SE innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, die verschlüsselten Sicherungen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag:

• IONOS SE (Sitz Deutschland): Betrieb der Server, Verarbeitung in der EU oder im EWR.
• Hetzner Online GmbH (Sitz Deutschland): Speicher für die verschlüsselten Sicherungen, Rechenzentrum in Falkenstein.
• Brevo (Sendinblue GmbH): Versand unserer E-Mails (Abschnitt 7).
• Microsoft (Microsoft 365): Postfach unserer Kontaktadresse, also die E-Mails, die du uns schreibst, die Anfragen aus dem Kontaktformular auf squova.de (Abschnitt 26) und Kopien von Meldungen über squova.de/inhalt-melden (Abschnitt 9) und von Einträgen in die Warteliste.
• Expo (650 Industries, Inc., USA): Zustellung von Push-Nachrichten an Apple und Google, Ausgabe der Push-Kennung und Auslieferung von App-Updates (Abschnitte 7 und 13).
• Apple und Google: Zustellung von Push-Nachrichten an iPhones (Apple Push Notification Service) und an Android-Geräte (Firebase Cloud Messaging).
• Die Push-Dienste der Browser-Hersteller: Zustellung verschlüsselter Push-Nachrichten im Browser.
• Google Ireland Limited: Ortssuche (Abschnitt 20).
• GIPHY (Giphy, Inc., USA): GIFs im Chat (Abschnitt 21).
• Squova Club (von uns betrieben, eigene Datenbank je Verein): Empfänger der Meldungen in Abschnitt 15, nur für Vereine, die es nutzen. Der Verein ist dort verantwortlich.

Nicht in unserem Auftrag, weil es keinen Bezug zu dir hat: Für die Wettervorhersage erhält Open-Meteo über unseren Server den Ortstext eines Termins und die Koordinaten, ohne Angaben zu einer Person oder einem Gerät (Abschnitt 22).

Drittländer: Expo, Apple, Google, GIPHY, Microsoft und die Push-Dienste der Browser können Daten in den USA verarbeiten. Grundlage ist, soweit das Unternehmen zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst oder ergänzend Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Darüber hinaus geben wir Daten an staatliche Stellen heraus, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, etwa auf eine wirksame Anordnung von Gericht oder Strafverfolgungsbehörde (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir prüfen jede Anfrage einzeln, geben nur heraus, was verlangt wird, und benachrichtigen das betroffene Team, sofern uns das nicht untersagt ist. Von uns aus geben wir nichts weiter.

Innerhalb deines Teams sehen berechtigte Personen bestimmte Daten, je nach den Rechten, die dein Team vergibt (Abschnitt 14).

24. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange dein Konto besteht, du Mitglied eines Teams bist oder der Zweck es verlangt, und darüber hinaus nur, soweit eine der Fristen unten es vorsieht oder das Gesetz es verlangt.

Team verlassen: Verlässt du ein Team, löschen wir dort dein Profil im Team samt Ämtern, deine Rollen und Gruppen, Zu- und Absagen, Anwesenheiten, Fahrgemeinschaften, übernommene Aufgaben, Aufstellungen, Skill-Bewertungen und ihren Verlauf, Punkte und Abzeichen, deine Zahlen in eigenen Wertungen, Danke, die du bekommen oder gesagt hast, deine Stimmen in Umfragen und bei der Wahl der wertvollsten Spieler:in, Reaktionen, Lesebestätigungen, deinen Beitragsstatus, Chat-Mitgliedschaften, Einwilligungen, Meldungen von dir und über deine Beiträge, deine Einträge im Rechte-Protokoll und die Benachrichtigungen aus diesem Team. In Benachrichtigungen anderer heißt du danach „Ehemaliges Mitglied“. Es bleibt, was das Team weiter braucht: Nachrichten, Dateien und Termine, die du angelegt hast, deine Anteile an Umlagen für die Kasse, Beach-Paare, in denen du stehst, eine Auszeichnung als wertvollste Spieler:in an einem Spiel und Material, das noch als an dich verliehen eingetragen ist. Führt dein Team ein Ehemaligen-Verzeichnis, bleiben dort Name und Zeitraum (Abschnitt 14).

Konto löschen: Löschst du dein Konto, entfernen wir deine persönlichen Angaben: E-Mail-Adresse, Name, Passwort, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Profilbilder und die übrigen Konto-Angaben, deine Mitgliedschaften und Rollen, auch im Verein, und in jedem Team die Daten, die auch beim Verlassen fallen. Ebenso löschen wir deine Sticker, Push-Kennungen, Sitzungen, deinen zweiten Faktor samt Wiederherstellungs-Codes, Blockaden, Benachrichtigungen, Einstellungen und Absturzberichte. Einen Eintrag im Ehemaligen-Verzeichnis legen wir dabei nicht an, und bestehende Einträge zu deinem Konto löschen wir in allen Teams.

Verbundene Apps (Abschnitt 15): Deine Erlaubnis gilt, bis du sie unter Einstellungen entziehst oder dein Konto löschst. Ein Code lebt 60 Sekunden, ein Zugangsschlüssel eine Stunde, ein Erneuerungsschlüssel 30 Tage; abgelaufene löschen wir jede Minute.

Meldungen an Squova Club (Abschnitt 15): Bis die Gegenstelle sie bestätigt hat, liegen sie im Postausgang. Zugestellte löschen wir nach sieben Tagen, nicht zustellbare nach 30 Tagen. Die Angaben in Squova Club löscht der Verein dort selbst.

Was du in Teams, im Verbund und im Verein geschrieben, hochgeladen oder angelegt hast, bleibt stehen, damit Gespräche und Pläne lesbar bleiben: Nachrichten, Kommentare, Ankündigungen, Dateien, Termine und Wettbewerbe. Sie tragen danach den Namen „Ehemaliges Mitglied“, ebenso Benachrichtigungen anderer, in denen du Absender warst. Private Sticker, die du verschickt hast, verschwinden auch aus diesen Nachrichten. Anmelden kannst du dich danach nicht mehr.

Nach der Löschung bleiben mit Frist: Support-Anfragen bis zwei Jahre nach ihrer letzten Aktivität, wobei wir offene nach 90 Tagen ohne Aktivität schließen; Mitteilungen zu Vertragsänderungen bis drei Jahre nach der Löschung; Einträge im Protokoll des Betriebs bis drei Jahre nach ihrer Entstehung. Ohne deine Angaben bleiben die Nachweise, dass ein Konto die Nutzungsbedingungen angenommen, ein Team oder einen Verein angelegt oder jemanden eingeladen hat.

Feste Fristen:

• Sitzungen: 30 Tage nach der letzten Nutzung, spätestens 90 Tage nach der Anmeldung.
• Push-Kennung eines Geräts: bis die Anmeldung auf diesem Gerät endet, spätestens 30 Tage nach der letzten Nutzung.
• Code zum Bestätigen der E-Mail-Adresse: 24 Stunden. Code zum Zurücksetzen des Passworts: 15 Minuten.
• Foto im Sticker-Editor: bis zu 15 Minuten, spätestens bis zum Speichern.
• Adresse und Name einer eingeladenen Person: bis die Einladung eingelöst oder zurückgezogen ist, längstens bis sie nach 14 Tagen abläuft.
• Grund einer Abwesenheit und die Einwilligung dazu: 30 Tage nach dem Enddatum.
• Antworten auf einen extern geteilten Termin: 30 Tage nach dem Termin.
• Name bei einem Ergebnis, das über einen Eintrage-Link eingetragen wurde: 30 Tage nach dem Spiel.
• Server-Fehlerprotokoll und Absturzberichte: 90 Tage.
• Systemjournal des Servers: 14 Tage, höchstens 15.
• Meldungen in der App: 90 Tage.
• Beantwortete Support-Anfragen ohne Aktivität: nach 90 Tagen geschlossen.
• Protokolle deines Teams: 18 Monate.
• Erledigte Meldungen über Beiträge im Team: 18 Monate nach der Erledigung.
• Abgeschlossene Support-Anfragen: zwei Jahre nach der letzten Aktivität.
• Protokoll des Betriebs und Meldungen nach dem Digital Services Act: drei Jahre.
• Gesperrte Inhalte samt Sperre: drei Jahre.
• Mitteilungen zu Vertragsänderungen an ein gelöschtes Konto: drei Jahre nach der Löschung.
• Ehemaligen-Verzeichnis: zehn Jahre.
• Nachweis eines Trägerwechsels (bisheriger Träger, Antrag, Bestätigung): drei Jahre nach dem Ende eines Antrags, der nicht zum Wechsel führte; nach einem Wechsel, solange das Team besteht, mindestens drei Jahre. Die Mitteilung an dich dazu gilt als Mitteilung zu einer Vertragsänderung.
• Team im Papierkorb: 30 Tage. Von der Inhaber:in gelöschtes Team: 30 Tage, bis dahin nutzbar. Von uns angekündigte Konto-Löschung: 14 Tage.
• Freigabe des Exports eines Teams im Papierkorb: sieben Tage, höchstens bis zur Löschung des Teams.
• Sicherungen: 30 tägliche und 12 monatliche Stände; Kopien vor einer Aktualisierung des Servers höchstens 30 Tage.

Ohne Frist in Tagen, solange ihr Zweck besteht: offene Meldungen über Beiträge im Team, bis sie erledigt sind oder die meldende oder die gemeldete Person das Team verlässt; Support-Anfragen, auf die wir noch nicht geantwortet haben, bis zu ihrem Abschluss; Blockaden, bis du sie aufhebst; Mitteilungen zu Vertragsänderungen, solange dein Konto besteht; E-Mails an unsere Kontaktadresse, auch die zu Anfragen aus dem Kontaktformular, solange wir sie für dein Anliegen brauchen oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Abschnitt 26). Wird ein Team gelöscht, fallen seine Daten mit ihm, bis auf den Nachweis eines Trägerwechsels.

25. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Für Daten in einem Team wende dich an dein Team; wir unterstützen es dabei.

In der App kannst du unter „Konto“ jederzeit deine Daten exportieren, ein Team verlassen und dein Konto löschen.

Der Auszug ist ein ZIP-Paket. Darin liegen eine Seite zum Lesen, dieselben Angaben als Tabellen und maschinenlesbar, und die Dateien, die du selbst hochgeladen hast, samt deinem Profilbild. Dateien anderer Personen sind nicht dabei. Ein Paket trägt bis zu 100 MB an Dateien; passt nicht alles hinein, nennen wir dir jede ausgelassene Datei mit Namen. Am einzelnen Team bekommst du denselben Auszug, auf dieses Team beschränkt.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Squova rechnet zwar Werte aus, etwa deinen Skill-Wert oder deinen Platz in der Rangliste, aber daran hängt keine Entscheidung über dich: Wer aufgestellt wird und wer welche Rolle bekommt, entscheiden Menschen in deinem Team.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.

26. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz, für einen Widerspruch und um deine Rechte auszuüben, schreib an: info@squova.de

Deine E-Mail an diese Adresse liegt in unserem Postfach bei Microsoft (Microsoft 365, Abschnitt 23). Wir bewahren sie auf, solange wir sie für dein Anliegen brauchen oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei einem Antrag auf deine Rechte unsere Pflicht, ihn zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).