Dieses Kapitel beschreibt drei Ablagen, die in Squova nebeneinander liegen: die Dateien des Teams, das Material-Inventar und das gemeinsame Adressbuch. Alle drei beantworten dieselbe Frage, nämlich wo etwas liegt.
Dateien
Ablegen
Über + lädst du hoch: Dokumente, Bilder, Videos. Beim Hochladen wählst du eine Kategorie, die ihr selbst anlegt („Satzung & Formulare“, „Fotos Saison 25/26“, „Spielberichte“), oder lässt es bei Ohne Kategorie. Kategorien lassen sich umbenennen und löschen: Mit dem Recht Dateien verwalten steht an der Speicher-Karte Kategorien verwalten, sobald es welche gibt. Im Dialog hat jede Kategorie ein ⋯ mit Umbenennen und Löschen; Löschen fragt dort noch einmal nach. Die Dateien einer gelöschten Kategorie bleiben erhalten und stehen danach unter Ohne Kategorie.
Fotos und Videos vom Handy tragen oft den Ort, an dem sie aufgenommen wurden. Squova entfernt ihn beim Hochladen, überall in der App: in Dateien, im Chat, an Ankündigungen, Umfragen und Belegen, im Profilbild und im Team-Logo. Bei JPEG, PNG, WebP und Videos ist er danach weg; die Drehung eines Hochkant-Fotos bleibt erhalten.
⋯ → Bearbeiten an einer Datei ändert ihren Namen und ihre Kategorie, Löschen im selben Menü fragt vorher nach. Das geht bei deinen eigenen Dateien und mit dem Recht Dateien verwalten bei allen. Gelöscht ist die Datei überall: Sie verschwindet auch von jedem Termin, an dem sie hängt, und aus jeder Übung oder Technik, die sie zeigt. Eine neue Kategorie legst du beim Hochladen an, Bearbeiten bietet die vorhandenen an.
Was an einen Termin gehängt wird, landet ebenfalls hier. Du musst nichts doppelt hochladen. Am Termin führt das ⋯ an einer Datei zu Vom Termin entfernen, sofern du das Recht Anhänge hast. Die Datei verschwindet dann nur dort und bleibt unter Dateien liegen.
An eine Übung oder Technik hängst du Fotos und Videos aus dieser Liste über Aus Dateien, bis zu fünf Medien je Eintrag. Die Datei wird dabei nicht kopiert, der Eintrag verweist nur auf sie. Wie das im Formular aussieht, steht unter Training planen.
Fotos und Dateien, die du im Chat schickst, gehören zur Nachricht und stehen nicht in dieser Liste. Eine Datei, die schon hier liegt, teilst du im Chat über das Pluszeichen mit „Team-Datei teilen“.
Wiederfinden
Der Filter trennt Bilder, Videos und Dokumente. Gibt es Kategorien, grenzt ein zweiter Filter auf eine davon ein, auch auf Ohne Kategorie. Das Suchfeld „Dateien suchen“ findet eine Datei über ihren Namen. Ab einer Fensterbreite von 900 Pixeln steht die Vorschau direkt neben der Liste.
Vor jeder Datei steht ein kleines Bild: bei Fotos das Foto, bei Videos ein Standbild, bei PDFs die erste Seite. Alle anderen Dateien tragen ein Symbol für ihre Art, etwa für Tabellen, Präsentationen, Audio oder ZIP. Dieselben Bilder stehen an Anhängen im Chat und in der Chat-Info unter Medien. Geladen wird dafür nur ein kleines Bild, nicht die ganze Datei.
Angesehen wird möglichst in der App, nicht im Download-Ordner. Bilder und Videos öffnen sich überall direkt. Bei Dokumenten hängt es an der Plattform:
- iPhone und iPad: PDF, Office-Dokumente und Textdateien öffnen sich in der App.
- Android: Textdateien in der App; PDF und Office-Dokumente öffnet Squova im Browser des Geräts, weil Android sie in einer App-Ansicht nicht darstellen kann. Im großen Betrachter passiert das von selbst, in der Vorschau neben der Liste über Öffnen.
- Browser: PDF zeigt der Browser an, Office-Dokumente lädt er herunter.
Für Formate ohne Vorschau, etwa OpenDocument, steht auf iPhone und Android Extern öffnen; dann übernimmt eine App deines Geräts.
Speicherplatz
Ein Balken zeigt, wie viel belegt ist. Das Kontingent hängt am Tarif und beträgt derzeit 1 GB im kostenlosen Tarif und 10 GB mit Premium. Große Videos füllen es am schnellsten. Ein Tipp auf den Balken zeigt, wo der Platz liegt, aufgeteilt nach Ort und nach Art der Dateien.
Eine einzelne Datei darf bis 25 MB groß sein, Video und Audio bis 128 MB. Diese Grenze gilt in jedem Tarif.
Fotos, Videos, Dateien und Sprachnachrichten aus dem Chat zählen mit, obwohl sie nicht in der Liste stehen, ebenso Anhänge an Ankündigungen und Umfragen und eure Team-Sticker. Dasselbe gilt für Fotos und Videos, die du direkt an eine Übung oder Technik hochlädst, und für Skizzen, vor allem solche mit einem Foto als Grund. Was du über Aus Dateien verknüpfst, liegt schon hier und zählt nicht doppelt. Belege aus der Kasse zählen ebenfalls mit. Ein Anhang aus dem Chat gibt seinen Platz frei, wenn die Nachricht gelöscht ist; wurde sie weitergeleitet, erst mit der letzten Kopie.
Ohne Netz
Im WLAN legt Squova die Dateien deiner Teams auf deinem Gerät ab, ohne dass du etwas tun musst. In der Liste steht dann unter der Datei offline da, und sie öffnet sich auch in der Halle ohne Empfang. Über mobile Daten lädt Squova nichts vorab, damit dein Datenvolumen bleibt.
Videos legt Squova nicht von selbst ab, weil sie groß sind. Öffne das Video und stell oben Offline an, dann ist es danach auch ohne Netz da. Jede andere Datei, die du einmal geöffnet hast, bleibt ebenfalls auf dem Gerät.
Zusammen nehmen die Dateien höchstens 500 MB ein, eine einzelne höchstens 50 MB (Videos mit Offline auch mehr). Wird es zu viel, fällt heraus, was du am längsten nicht geöffnet hast. Wie viel Platz es gerade ist, steht unter Einstellungen → Ohne Netz; dort leerst du es auch. Wird eine Datei im Team gelöscht oder verlässt du das Team, verschwindet sie auch von deinem Gerät, ebenso beim Abmelden.
Ist eine Datei ohne Netz nicht da, sagt Squova das, statt eine leere Fläche zu zeigen. Auf Android öffnen sich PDF und Office-Dateien ohne Netz in einer App deiner Wahl.
Dateien und verbundene Teams
Ist dein Team mit anderen Teams verbunden oder spielt es mit ihnen im selben Verein, fragt das Hochladen zum Schluss Für wen. Ohne Auswahl bleibt die Datei im eigenen Team. Wählst du ein anderes Team, steht sie dort unter Dateien mit dem Namen deines Teams, und dessen Mitglieder bekommen einen Eintrag in der Glocke. Als Absender steht dein Team dort, nicht deine Person. Klappst du das Team auf und wählst den Trainerstab, die Spieler:innen oder einzelne Personen, sehen die Datei dort nur diese, und nur sie bekommen den Eintrag. Erweiterst du später, meldet sich die Datei nur bei denen, die sie noch nicht sehen konnten.
Das andere Team kann die Datei öffnen und für unterwegs ablegen, aber nicht umbenennen, löschen oder weitergeben. In deiner Liste steht unter der Datei, für wen sie noch gilt. Ändern lässt sich das jederzeit über ⋯ → Bearbeiten: Nimmst du ein Team heraus, verschwindet die Datei dort, auch von den Geräten. Löschst du sie, ist sie überall weg. Platz belegt sie nur im Speicher deines Teams.
Gibt der Vorstand deines Vereins eurem Team eine Datei, etwa die Satzung, steht sie genauso in der Liste, mit dem Namen des Vereins davor.
Daneben geht eine Datei weiter als Verweis in den Verbund-Chat (+ → Team-Datei teilen). Mehr zu Verbindungen unter Verein & verbundene Teams.
Material
Profi-Modul. Das Material gehört ab Premium dazu.
Bälle, Netze, Antennen, Trikotsätze: Jeder Posten hat Anzahl, Zustand und Lagerort, dazu auf Wunsch eine Kategorie und eine Notiz.
Der Zustand hat vier Stufen: gut, in Ordnung, abgenutzt, defekt. Der Status sagt, wo der Posten gerade ist: verfügbar, verliehen oder Wartung.
Mit dem Recht Material verwalten öffnet ⋯ → Bearbeiten am Posten alle Angaben zum Ändern, dazu den Status; Löschen liegt im selben Menü und fragt nach. Wartung setzt du dort, solange etwas repariert wird; ausleihen lässt es sich dann nicht. Verliehen entsteht nur über Ausleihen, und ein verliehener Posten wird erst wieder frei, wenn ihn jemand zurückgibt.
Ausleihen und zurückgeben
Wer Material mitnimmt, trägt es aus: ein Tipp auf Ausleihen, und der Status springt auf verliehen. Beim Zurückgeben dasselbe rückwärts; zurückgeben kann, wer es ausgeliehen hat, und wer Material verwaltet. Ausleihen darf jedes Mitglied; das Inventar pflegen ist ein eigenes Recht.
Ohne den Handgriff steht im Inventar weiter „verfügbar“, während der Ballsack im Kofferraum liegt. Die Liste ist nur so viel wert wie der Eintrag beim Mitnehmen.
Material am Termin
Material lässt sich außerdem an einem Termin hinterlegen: Was zum Auswärtsspiel mit muss, hängt dann am Termin und nicht in einem Kopf. Je Posten steht dort eine Menge, dazu auf Wunsch eine Notiz. Wer Termine verwaltet und planen darf, sieht bei einem Training mit Plan darunter auch, was die Übungen brauchen („Aus dem Trainings-Plan“). Wie das am Termin aussieht, steht unter Termine und Zusagen.
Praxis-Tipp: Pflegt den Zustand ehrlich („3 Bälle, davon 1 platt“). Eine Inventarliste, die schönfärbt, ist schlechter als keine. Man verlässt sich einmal darauf und steht dann ohne Ball da.
Kontakte
Hallenwart, Verbandsgeschäftsstelle, Physiotherapeutin, Schiedsrichter-Ansprechpartner: Das gemeinsame Adressbuch hält die Nummern, die man einmal im Jahr braucht und dann sofort.
Je Kontakt trägst du Name, Kategorie (etwa „Halle“), Organisation, Telefon, E-Mail und Adresse ein, dazu eine Notiz („Schlüssel beim Hausmeister“). Angetippt startet der Anruf oder die Mail. Mit dem Recht Kontakte verwalten ändert ⋯ → Bearbeiten an der Karte alle Angaben. Löschen liegt im selben Menü und fragt mit „Kontakt löschen?“ vorher nach.
Der eigentliche Gewinn ist nicht die Nummer, sondern wo sie liegt: beim Team statt im privaten Telefon einer Person. Wenn die Person das Amt abgibt oder im Urlaub ist, sucht niemand.
Nicht zu verwechseln mit den Mitgliedern: Kontakte sind Menschen, die nicht zum Team gehören. Für Kontaktdaten im Team siehe Mitglieder, Rollen & Rechte.
Sag der Person Bescheid
Wer hier steht, hat kein Squova-Konto und erfährt sonst nichts davon. Genau deshalb verlangt Art. 14 DSGVO, dass ihr die Person informiert: einmal kurz anrufen oder schreiben, dass ihre Nummer im Adressbuch des Teams liegt.
Verantwortlich dafür ist euer Team, nicht Squova. Wir stellen das Adressbuch bereit und verarbeiten die Daten in eurem Auftrag; welchen Zweck der Eintrag hat und worauf er sich stützt, wisst nur ihr. Dasselbe gilt übrigens, wenn ihr eine Liste als Datei hochladt: Die Pflicht hängt an den Daten, nicht am Feld.
Wer darf was
Die drei Ablagen kennen zusammen sechs Rechte, die ihr in der Rollenverwaltung selbst vergebt.
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Hochladen | Dokumente und Bilder hochladen, Kategorien anlegen |
| Dateien verwalten | fremde Dateien umbenennen, einordnen und löschen, Kategorien umbenennen und löschen |
| Material ausleihen | das Inventar überhaupt sehen, Material für sich ausleihen und zurückgeben |
| Material verwalten | Inventar pflegen und Ausleihen verwalten |
| Kontakte verwalten | Ansprechpartner anlegen, bearbeiten und löschen |
| Mitglieder sehen | Voraussetzung, um das Adressbuch überhaupt zu sehen |
So sind sie voreingestellt:
| Rolle | Hochladen | Material ausleihen | Verwalten (Dateien, Material, Kontakte) |
|---|---|---|---|
| Inhaber:in, Admin, Trainer:in | ja | ja | ja |
| Mitglied, Eventplaner:in | ja | ja | nein |
| Kassenwart:in | ja | ja | nein |
Jedes Mitglied darf hochladen und Material ausleihen. Das ist Absicht: Wer eine Datei zurückhält, weil ihm das Recht fehlt, hilft niemandem, und wer Bälle mitnimmt, soll das eintragen können, ohne jemanden zu fragen.
Eine hochgeladene Datei sieht das ganze Team. Anders als Termine, Ankündigungen und Umfragen lässt sie sich nicht auf Gruppen oder Personen einschränken; was nicht alle etwas angeht, gehört deshalb nicht in die Dateien, siehe Wer sieht was. Mit verbundenen Teams teilen lässt sie sich beim Hochladen, siehe Dateien und verbundene Teams.