Dieses Kapitel beschreibt drei Dinge, die zusammengehören: die Kasse des Teams, die Beiträge je Mitglied und die Umlagen für einzelne Anlässe. Wer keine Kassen-Rechte hat, liest nur den ersten Abschnitt. Die Finanzen sind ein Profi-Modul und gehören ab Premium dazu.
Für alle: was dich betrifft
Hast du keine Verwaltungsrechte, zeigt Finanzen zwei Reiter. Unter Kasse stehen Kassenstand, Einnahmen und Ausgaben, aber keine einzelnen Buchungen. Unter Meine Anteile steht, was dich betrifft: Meine Beiträge mit ihrem Stand (offen, bezahlt, erlassen) und die geteilten Ausgaben, an denen du beteiligt bist.
Auf der Startseite steht unter „Für dich“, was du bei Umlagen noch offen hast, etwa „20,00 € offen · 1 Umlage“; ein Tipp führt zu deinen Anteilen. Sichtbar genug, dass es niemand übersieht, und unaufdringlich genug, dass es niemanden bloßstellt.
Deinen Anteil an einer Umlage markierst du selbst als beglichen, sobald du bezahlt hast. Den Stand eines Beitrags setzt dagegen die Kasse.
Neu anlegen
Angelegt wird über das +, und was es anbietet, hängt am Reiter: unter Kasse „Buchung erfassen“, unter Beiträge „Beitrag anlegen“, unter Umlagen und Meine Anteile „Umlage“. Fehlt dir das Recht dafür, steht der Eintrag dort nicht. Ein Sparziel legst du mit dem Recht Sparziele & Beiträge in der Kasse über + Neues Ziel an, neben der Überschrift der Sparziele.
Die Kasse
Kassenstand, Einnahmen und Ausgaben. Jede Buchung trägt Datum, Zweck und Betrag.
Dazu Sparziele mit Fortschrittsbalken für neue Trikots, ein Trainingslager oder die Aufstiegsfeier. Ein Balken beantwortet die Frage „reicht es schon?“ besser als jede Zahl. Sparziele sieht, wer das Recht Einsehen oder Sparziele & Beiträge hat, voreingestellt Kassenwart:in, Admin und Inhaber:in.
Zu jedem Sparziel kannst du kurz beschreiben, was genau dazugehört. Bei „Neue Trikots“ zum Beispiel „Heim und Auswärts“. Der Titel sagt, wofür gespart wird, die Beschreibung sagt, was drinsteckt. Ohne sie fragt beim Bezahlen jemand, ob der Satz für auswärts eigentlich mitgemeint war. Über ⋯ → Bearbeiten am Sparziel änderst du Titel, Zielbetrag, Beschreibung und den aktuellen Stand in einem Zug; Löschen im selben Menü fragt vorher nach. Den aktuellen Stand trägst du von Hand ein, beim Anlegen oder später über Bearbeiten. Er rechnet nicht mit dem Kassenstand, und keine Buchung verändert ihn.
Zu jeder Buchung lässt sich ein Beleg hinterlegen, also das Foto des Kassenbons oder die PDF der Rechnung, bis 10 MB. Das geht, sobald die Buchung gespeichert ist: an ihr über ⋯ → Beleg anhängen, aus den Dateien deines Geräts; ein Foto nimmst du vorher mit der Kamera auf. Beim Prüfen der Jahresabrechnung liegt der Nachweis dann an der Buchung und nicht in einem Ordner. Belege zählen auf den Speicher des Teams. Ist er voll, nimmt Squova keinen neuen Beleg an, bis wieder Platz frei ist.
Im ⋯ jeder Buchung stehen Bearbeiten und Löschen. Das Löschen fragt vorher nach, danach rechnet der Kassenstand ohne die Buchung, und ihr Beleg ist mit weg. Einen falschen Beleg tauschst du über Beleg ersetzen aus oder nimmst ihn über Beleg entfernen ab; die Buchung selbst bleibt dabei stehen.
Die Liste zeigt die 30 neuesten Buchungen; Kassenstand und Export rechnen mit allen. Für die Jahresabrechnung gibt es einen CSV-Export mit allen Buchungen, den du in Excel oder LibreOffice öffnest. Die Spalten sind durch Kommas getrennt, Beträge stehen mit Dezimalkomma. Zeigt Excel alles in einer Spalte, öffne die Datei über Daten → Aus Text/CSV und wähle Komma als Trennzeichen.
Gerechnet wird in ganzen Cent, nicht in Kommazahlen. Bei Geld will man keine Rundungsfehler, und bei aufgeteilten Beträgen entstehen sie sonst zuverlässig.
Beiträge
Wer hat den Saisonbeitrag gezahlt, bei wem steht er noch aus, wer ist erlassen?
Wer Sparziele und Beiträge pflegt, sieht den Stand im Reiter Beiträge als Liste. Wer die Kasse führt, muss so nicht im Kopf behalten, wer schon dran war. Alle anderen sehen ihren eigenen Stand unter Meine Anteile.
Ein Beitrag hat Titel, Betrag, „Fällig bis“ und eine Notiz; für welche Saison er gilt, schreibst du in den Titel, etwa „Mitgliedsbeitrag 2026“. Er gilt für alle aktiven Mitglieder. Je Mitglied gibt es drei Zustände: bezahlt, offen, erlassen. Den Stand setzt du in der Liste mit einem Tipp auf die Pille neben dem Namen; sie wechselt reihum Offen → Bezahlt → Erlassen und danach wieder auf Offen. Einen neuen Beitrag melden wir allen Mitgliedern, und mit Offene erinnern bekommen nur die eine Erinnerung, bei denen er noch offen ist.
An die Offenen lässt sich gezielt erinnern, nur an sie. Ein Beitrag, der nicht mehr gilt, wird über ⋯ → Löschen an seiner Karte entfernt, nach einer Rückfrage und samt dem Zahlungsstand aller Mitglieder. Wer nichts zahlen soll, wird stattdessen auf erlassen gesetzt (siehe Praxis-Tipps).
Über ⋯ → Bearbeiten an der Karte änderst du Titel, Betrag, Fälligkeit und Notiz. Der Zahlungsstand je Mitglied bleibt dabei stehen. Ändern sich Betrag oder Fälligkeit, bekommen alle Mitglieder eine Meldung; ein korrigierter Titel meldet sich nicht. Steigt der Betrag, steht wer schon gezahlt hat weiter auf bezahlt. Fehlt dort noch etwas, setzt du den Stand von Hand zurück auf offen.
Umlagen
Hallenmiete, Schiedsrichter, das Essen nach dem Turnier: Eine Umlage teilt einen Betrag auf die Beteiligten auf.
- Gleiche Anteile oder eine ungleiche Aufteilung, je nachdem, ob alle gleich viel getrunken haben.
- Wer ausgelegt hat, ist zunächst mit in der Aufteilung, und dieser Anteil gilt sofort als beglichen. Wer nur auslegt und selbst nichts schuldet, wählt sich in der Liste der Beteiligten ab.
- Mit dem Recht „Umlagen verwalten“ lässt sich eine erledigte Umlage über das ⋯ archivieren, damit die Liste nicht zuwächst. Sie verschwindet dann aus der offenen Liste; eine Ansicht der archivierten gibt es in der App derzeit nicht.
- Mit demselben Recht steht an jeder Umlage Anteile verwalten mit der Zahl der Beteiligten, etwa „Anteile verwalten (6)“. Es klappt alle Anteile auf, und ein Tipp auf Offen oder Beglichen schaltet einen um. So bestätigst du eine Barzahlung oder öffnest einen Anteil wieder, der zu früh als beglichen markiert wurde.
- Eine neue Umlage melden wir den Beteiligten mit ihrem Anteil. Keine Meldung bekommen die Person, die ausgelegt hat, und die, die die Umlage anlegt. Was beim Ändern gemeldet wird, steht im nächsten Abschnitt.
Umlage ändern oder löschen
Im ⋯ jeder Umlage, die du angelegt hast, stehen Bearbeiten und Löschen. Mit dem Recht „Umlagen verwalten“ stehen sie an jeder Umlage des Teams, dazu Archivieren.
Bearbeiten öffnet dasselbe Formular wie beim Anlegen, mit allen Angaben vorbelegt. Titel und Notiz änderst du jederzeit. Betrag, wer ausgelegt hat und die Aufteilung nur, solange außer der auslegenden Person noch niemand beglichen hat. Danach stehen sie fest, weil ein schon bezahlter Anteil sonst still auf einem anderen Betrag stünde; das Formular sagt es dir an der Stelle.
Eine Meldung mit dem neuen Betrag bekommt nur, wessen Anteil sich ändert oder wer neu dazukommt, nie die Person, die ausgelegt hat, und nie die, die gerade ändert. Ändern sich nur Titel oder Notiz, geht keine Meldung hinaus.
Löschen fragt vorher nach und nennt die offenen Anteile. Danach ist die Umlage für alle Beteiligten weg.
Eine Umlage darf jedes Mitglied anlegen. Wer für das Team die Hallenmiete auslegt, braucht dafür keine Kassenwart-Rolle. Sonst müsste man erst jemanden bitten, um sein eigenes Geld zurückzubekommen.
Wer dazukommt oder austritt
Wer später ins Team kommt, steht bei allen bestehenden Beiträgen auf offen, auch bei denen, die vor dem Eintritt angelegt wurden. Gilt ein Beitrag für diese Person nicht, setzt du sie auf erlassen.
Tritt jemand aus, fällt der Beitragsstand dieser Person weg; sie steht in keiner Beitragsliste mehr. Ihre Anteile an Umlagen bleiben dagegen stehen, offene wie beglichene. Beim Bearbeiten einer solchen Umlage steht sie mit dem Zusatz „(ausgetreten)“ in der Aufteilung, damit ihr offener Anteil beim Speichern nicht still wegfällt.
Mehrere Teams
Jedes Team führt seine eigene Kasse mit eigenen Beiträgen und Umlagen. Bist du in mehreren Teams und ist oben Alle Teams gewählt, fragt Finanzen zuerst nach dem Team; ist ein Team gewählt, geht es direkt dorthin. Auf der Startseite steht der Kassenstand nicht: Er sieht jeden Tag gleich aus und sagt nichts darüber, was gerade ansteht.
Gehört euer Team zu einem Verein, sieht dessen Vorstand die Kasse eures Teams nicht: weder den Kassenstand noch Buchungen. Mehr dazu unter Verein & verbundene Teams.
Wer darf was
Die Finanz-Rechte sind fein getrennt, und das lohnt sich:
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Kassenstand | den Kontostand der Kasse unter Finanzen sehen |
| Einsehen | Buchungen und Auswertungen lesen und exportieren, Sparziele sehen |
| Buchungen | Buchungen und Belege anlegen, bearbeiten und löschen |
| Sparziele & Beiträge | Sparziele und Mitgliedsbeiträge anlegen, ändern und löschen |
| Umlagen sehen | eigene geteilte Ausgaben einsehen |
| Umlage anlegen | eine geteilte Ausgabe erstellen |
| Umlagen verwalten | alle Umlagen bestätigen, ändern und löschen |
| Sammlung anlegen | Ausgaben-Sammlungen anlegen; eine Oberfläche dafür gibt es in der App derzeit nicht |
So sind sie voreingestellt:
| Rolle | Kassenstand | In die Kasse sehen und buchen | Umlage anlegen |
|---|---|---|---|
| Inhaber:in, Admin | ja | ja | ja |
| Kassenwart:in | ja | ja | ja |
| Trainer:in | ja | nein | ja |
| Mitglied, Eventplaner:in | ja | nein | ja |
⚠️ Trainer:innen sehen den Kassenstand, aber nicht die Buchungen. Dahinter steht Gewaltenteilung: Wer die Mannschaft aufstellt, muss nicht wissen, wer seinen Beitrag schuldig geblieben ist. Wollt ihr es anders, gebt ihr der Rolle das Recht Einsehen dazu.
Den Kassenstand sieht dagegen jedes Mitglied. Auch das ist Absicht: Es ist das Geld der Mannschaft, und eine Kasse, in die niemand hineinsehen darf, erzeugt genau die Nachfragen, die Squova ersparen soll.
Praxis-Tipps
- Zweck ausschreiben. „Hallenmiete März“ findet man in einem Jahr wieder, „Überweisung“ nicht.
- Umlage direkt nach dem Anlass anlegen, solange klar ist, wer dabei war.
- Erlassen statt löschen, wenn jemand nichts zahlen soll. Dann bleibt nachvollziehbar, dass es eine Entscheidung war und kein Versehen.